• видеоподсистема с видеопамятью объемом не менее 32 Мбайт и видеомонитором с размером по диагонали не менее 17";

• стандартная АТ-клавиатура со 102—104 клавишами;

• устройство позиционирования курсора типа «мышь» или аналогичное по возможно­стям;

• факсмодемная плата (при подключении к внешней сети через систему телефонной связи);

• сетевая карта (при подключении к локальной вычислительной сети через коммуника­ционный кабель);

• устройство печати;

• сканер (при необходимости ввода большого количества данных на бумажных носите­лях).

8.2. Основные этапы компьютерной подготовки текстовых компонентов документа

Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном порядке и включает в себя следующий ряд последовательных этапов:

На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компьютера для представления ее в соответствующих структурно-композиционных элементов подготавливаемого документа. В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиатуры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства или различные накопители информации, содержащие ранее введенные данные в виде файла.

На этапе редактирования введенного текста осуществляются исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, необходимая компоновка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаления перемещения, копирования, поиска и замены.

На этапе форматирования компонентов текста осуществляется приведение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному документу.

После этого в случае полной готовности документа осуществляется его печать, а при необходимости его последующей доработки или хранения – запись в виде файла в долговременной памяти компьютера на носителях информации.

8.2.1. Набор текста

Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. С точки зрения ввода текста наиболее важным является размещение (раскладка) символов латинского и русского алфавита на клавишах. Соответствующие раскладки (Приложение 1 и Приложение 2) отвечают принятым в англоязычных странах и Казахстане размещениями символов на клавишах пишущих машинок.

На используемых в Казахстане клавиатурах символы на клавишах для различных раскладок обозначены разными цветами (англоязычная – черный, русскоязычная – красный, казахская – зеленый).

Введенный текст немедленно отражается на экране монитора , причем место, в котором должен отображаться очередной вводимый символ (позиция ввода), указывается специальным нетекстовым символом-курсором. Ввод очередного символа приводит к его отображению в текущей позиции ввода и перемещением курсора вправо на одну позицию.

8.2.2. Редактирование введенного текста

Под редактирование текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с исправлением ошибок ввода или корректировки стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.

В режиме редактирования объектом выполняемых действий является фрагмент текста, под которым понимаются различные по составу и объему компоненты: отдельный символ, произвольная цепочка символов, слово, предложение, строка, весь текст в целом.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенный символы их удалением с помощью нажатия клавиш Backspace и Delete. При этом удаляются символы, состоящие до и после текущей позиции соответственно.

8.2.3. Форматирование компонентов текста

Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операции форматирования, предусматривающих:

· Шрифтовое оформление;

· Оформление абзаца;

· Оформление страницы;

· Оформление многостраничных фрагментов текста.

8.2.4. Основные технологии оформления документов

Рассмотрение операции оформления различных компонентов документа могут выполнятся по отдельности. Но современные программы подготовки текста предлагают дополнительные возможности, существенно облегчающие выполнение указанных операций

Во-первых, совмещены операции ввода и форматирования текста. Необходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в процессе ввода текста.

Во-вторых, для вводимого текстового компонента устанавливаются все необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осуществляется на основе примене­ния того или иного стиля. Стиль - это набор параметров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при подготовке данной курсовой для оформления абзаца текста применялся стиль под названием Обычный со следующими значениями я оформления:

· шрифт Times New Roman;

· шрифта 14 п.;

· начертание прямое и светлое;

· абзацный отступ 1,25 см;

· межстрочный интервал одинарный;

· выравнивание строк по обеим границам.

При вводе текста указывается имя стиля и далее для текущего абзаца применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окончанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter.

В-третьих, для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны - заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты). Конкретные содержательные компоненты документа представлены в шаблонах полями (местами для ввода) с уже установленным для стиля оформлением. Подготовка документа заключает во вводе в соответствующие поля конкретного содержания.

Глава9

Microsoft Word

Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word (Приложение 4) на много облегчает и упрощает его.

Создание шаблона.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл).

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл.