• организацию процедуры периодического копирования.

На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров се­ти. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих ком­пьютеров может осуществляться путем использования подклю­чаемого внешнего устройства.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня до­кументов на внешний носитель гарантирует от утери проде­ланной ими работы.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объе­ма документов, создаваемых в организации, их важности и на­личия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизвод­ство, с установленной периодичностью делает либо полную ко­пию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирова­ния важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими до­кументы в установленные папки. Ежедневное проведение архи­вации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Третье направление обеспечения сохранности доку­ментов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицирован­ные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все ком­пьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загру­зочном секторе;

• документы MS Word и Ехсеl, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дис­кетах, должен первым делом, получив дискету, запустить анти­вирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Простейший способ сократить вероятность заражения ком­пьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обес­печивает и предотвращение несанкционированной утечки ин­формации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполно­моченными сотрудниками, обязательно осуществляющими пред­варительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавли­вать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям ра­бочего времени.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Тооlkit Рго), из зарубежных — Norton Antivirus фирмы Symantec.

Четвертая задача — осуществление диагностики со­стояния компьютера с использованием программ, предотвра­щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан­ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель­ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодей­ствием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предостав­ляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows — взаимодействие программ между собой и использование об­щих элементов (программных модулей) — требуют длитель­ной процедуры отладки программы и проверки на совмести­мость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, — бы­стрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на ком­пьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого!

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендует­ся использовать специальные программы для отслеживания про­цесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления.

В конечном счете для обеспечения нормальной работы ком­пьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимаю­щих минимум времени:

• все время должна работать в фоновом режиме антивирус­ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

• каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;

• результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.

В целом, хранение документов в электронной форме позво­ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин­формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

5.3. Архивное хранение

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение, быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда­ленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполне­ны. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использо­вать стример (запись на магнитную ленту), требующий восста­новления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за про­шедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.