Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

• обмен сообщениями между пользователями;

• обмен документами между пользователями;

• обмен данными между приложениями;

• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Глава 8

Компьютерная подготовка документов

8.1. Компьютерные средства подготовки документов

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Intel (и совместимых с ними) разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов.

Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут ос­новную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы:

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• настольные издательские системы.

Текстовые редакторы позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним ос­новные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не тре­бующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (чер­новые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).

Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но до­полнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые ком­поненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятель­ности.

Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров до­бавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графи­ческих иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку в основном многостра­ничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и рекламные материалы.

Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно сле­дует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются MS Word, Word Perfect, Word Pro, StartOffice Writer.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы:

• текстовые процессоры;

• универсальные табличные процессоры;

• специализированные программы.

Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие наряду с числовыми зна­чениями большие по объему текстовые фрагменты таблицы.

Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функ­ций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выпол­нения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до реше­ния задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.

Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государст­венными органами и т.п.).

Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов полу­чили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StartOffice Calc.

Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использо­ваны:

• текстовые процессоры;

• табличные процессоры;

• графические процессоры.

Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подго­товки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы:

• научной графики;

• иллюстративной графики;

• коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие форму­лы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как MS Equation и StartOffice Math.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде про­грамм подготовки иллюстраций (MS Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (MS Power Point, Corel Presentation, StartOffice Impress).

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономи­ческих, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных табли­цах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков раз­личного типа. Они представлены программами MS Graph и StartOffice Chart.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта пробле­ма эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности.

Для эффективной работы по компьютерной подготовке документов рабочее место в офи­се должно быть оснащено компьютером в следующей конфигурации:

• микропроцессор класса не ниже Pentium III с тактовой частотой не менее 600 МГц;

• оперативное запоминающее устройство объемом не менее 64 Мбайт;

• накопитель на жестких магнитных дисках емкостью не менее 20 Гбайт;

• накопитель на гибких магнитных дисках емкостью 1,44 Мбайт;

• накопитель на оптических дисках (CD-ROM или CD-RW);