Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь­ный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (при­казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во­просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку­менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз­водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп­пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\Переписках\поставщики металлоконструкций\завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав­щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере­писка на диске С:. Другой пример: D:\Отчеты\ 1997 г.\ ква-тальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден­тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле­рами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выде­ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла­шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра­нить и общие базы данных, например, сведения по организа­циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла­де, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с помощью Windows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компью­терах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквен­ные номера и с ними можно работать как с устройствами, раз­мещенными на собственном компьютере. Для этого на компью­тере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест­кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре­деленных пользователей или групп пользователей. Для ограни­чения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, исполь­зующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично органи­зации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа .bmp, .pcx, .tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап — установление доступа к папкам или дис­кам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на уда­ленном компьютере может производиться по мере необходи­мости или выполняться единовременно при конфигурирова­нии системы. В последнем случае пользователи могут посто­янно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они нахо­дились на том компьютере, на котором сейчас работают. Од­нако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам кото­рых установлен доступ, должны быть включены. Рекоменду­ется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск не­доступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объемом со­вместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимо­сти обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудни­ков, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб * 1 000 Мб * 1 000 000 Кб) может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих раз­мер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, чернови­ки и варианты должны находиться лишь в личной папке со­трудника. Все документы, поступившие в делопроизводствен­ный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

5.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис­пользование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес­печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — ис­точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача — обеспечение резервного копирования до­кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон­кретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

• выбор оптимального устройства, на которое будет произ­водиться резервное копирование;