К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Глава 3

Автоматизированные системы регистрации документов

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрации документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

· Регистрация документов на компьютере позволяет:

· Регистрировать документы на различных рабочих местах;

· Организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах;

· На основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

· Организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о доку­менте, а именно:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистра­ционный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дата документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) наименование исполнителей;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактически был ис­полнен);

13) номер дела (в которое подшит исполненный документ); Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18) названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведе­ния в которые вводятся автоматически (дата регистрации, реги­страционный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся спи­сков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важ­но, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автома­тизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполня­ются поля:

• вид документа - так как количество видов документов ог­раничено;

• автор резолюции — список руководящих лиц организации;

• структурное подразделение — список структурных подраз­делений;

• исполнители — как правило, это поле состоит из двух час­тей - названия (и/или индекса) структурного подразделе­ния и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с ба­зой данных по кадрам организации, и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

• номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадро­вой службы, список организаций - из адресной книги. В слу­чае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на од­ной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно по­полняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, дос­тигают значительной экономии времени в процессе дальней­шей работы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компью­тера во многом аналогично заполнению традиционной бумаж­ной карточки.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.