Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона.

По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

Глава 10

Microsoft Excel

Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации. Мы знаем и другой тип таблиц, выполняющих аналогичные функции — это таб­лицы баз данных. Основное отличие электронных таблиц от таблиц баз данных состоит в том, что в них удобнее реализо­ваны автоматические вычисления значений в ячейках.

Те значения ячеек, которые введены пользователем, а не полу­чаются в результате расчетов, называются основными. Те данные, которые получаются в результате расчетов с использованием основных данных, называются производными.

Существует несколько популярных программ для работы с электронными таблицами. Наибольшую популярность имеет программа Microsoft Excel (Приложение 5), работающая под управлением опера­ционных систем Windows 9х.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга может состоять из нескольких рабочих листов. На рабочем листе можно создать одну или несколько рабочих таблиц, хотя созда­вать более одной таблицы на рабочем листе не принято!

Рабочая таблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов. Ячейка является элементарным контейнером для хранения данных.

В ячейке могут храниться данные трех типов: числовые, тек­стовые и формулы. Формула — это математическое выражение, начинающееся со знака «=» и определяющее порядок вычис­ления значения в производной ячейке на основе значений из основных или других производных ячеек.

Каждая ячейка имеет адрес. Этот адрес состоит из номеров столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка.

Для автоматизации вычислительных операций в Excel можно работать с группой ячеек, как с единым целым. Такая группа ячеек называется диапазоном. В качестве диапазона может выступать фрагмент строки, столбца или прямоугольная об­ласть. Диапазон задается адресами первой и последней входя­щих в него ячеек (Приложение 6).

Диапазоны, принадлежащие одному рабочему листу, являются двумерными. У них две координаты: строка и столбец. В Excel есть возможность создания трехмерных диапазонов. В качестве третьего измерения используется рабочий лист. Ячейки, рас­положенные на разных рабочих листах, образуют трехмерные диапазоны.

При вычислении значения в производной ячейке в качестве исходных данных могут использоваться значения, находящиеся в других ячейках. Ссылка на ячейки в формулах может быть абсолютной и относительной. При абсолютной адресации в качестве адресов исходных ячеек используются конкретные значения номеров строк и столбцов. При относительной адреса­ции адреса исходных ячеек определяются относительно адреса производной ячейки.

Готовые документы в Excel распечатывают на принтере в виде таблиц. Если размер бумажной страницы слишком мал для печати таблицы полностью, можно ограничить область печа­ти, указав диапазон ячеек, значения которых подлежат выводу на принтер. Можно также выполнить вертикальное или гори­зонтальное разбиение документа на страницы.

В случае необходимости таблицы можно представить в виде диаграмм. Программа Microsoft Excel обладает одним из самых удобных (по сравнению с другими приложениями) встроенных средств для создания диаграмм. Диаграммы создаются на базе таблиц. Если при этом таблицы оформлены в виде баз данных (с заголовками полей и записей), то создание диаграмм про­исходит проще и они имеют более наглядный вид.

Заключение

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.