Поскольку доставка груза в международных сообщениях осуществляется с перегрузкой, на пограничных станциях при перегрузке из вагона российского стандарта в вагон европейского стандарта и наоборот, то должно проверяться состояние груза и составляться коммерческие акты о его не сохранности или повреждениях. Отсутствие коммерческого акта создает предположение, что груз был передан принимающим железным дорогам в надлежащем состоянии, и они должны нести ответственность при установлении его не сохранности на станции назначения.

Коммерческие акты составляются на бланках определенной формы. Если недостатки обнаружены на станции назначения, такие документы оформляются до выдачи груза получателю, в день обнаружения неисправности. Если акт составляется на станции отправления или на пограничной железнодорожной станции, то он следует вместе с грузом до станции назначения, а отметка о составлении акта делается на обратной стороне накладной и в дорожной ведомости. Коммерческий акт должен содержать только фактические данные; точное описание груза, его неисправности, указание на обстоятельства, при которых была обнаружена неисправность, сведения о вагонах и пломбах. Никаких заключений о причинах неисправности или чьей-либо виновности в акт не вносятся. Подписывается акт начальником станции или его заместителем, а также получателем или его представителем. Ответственность железных дорог при перевозках грузов предусматривается за не сохранность груза и просрочку его доставки, если не будут установлены прямо оговоренные обстоятельства, когда железная дорога освобождается от ответственности. Прежде всего, это обстоятельства, которые не зависят от железной дороги, отправителя и получателя которые при современном уровне развития транспортных средств не могли быть устранены или предотвращены перевозчиком. В первую очередь сюда относятся стихийные бедствия. К объективным обстоятельствам, при которых железная дорога освобождается от ответственности, относится также перевозка грузов на открытых платформах. Однако, в этом случае освобождение от ответственности возможно лишь при наличии одновременно двух условий. Во-первых, если такая перевозка допускается правилами дороги отправления и, во-вторых, если отсутствует вина транспортных органов за не сохранность груза. Например, из-за неблагоприятного воздействия окружающей среды. Когда же утрата или повреждение груза произошли в результате виновных действий перевозчика (нарушение правил транспортировки и т.п.), то он несёт ответственность в полном объёме.

Транспортные органы не несут ответственности за просрочку доставки груза в связи с заносами, наводнениями, обвалами и другими стихийными явлениями, либо в связи с распоряжением правительства этой страны о задержке груза.

Ответственность перевозчика за не сохранность груза может быть ограничена или полностью исключена также в связи с особыми естественными свойствами самого груза, которые влекут самоуничтожение, самоповреждение, порчу и тому подобные последствия. Применение нормы убыли обусловлено естественными свойствами груза, и потому, если недостача веса образовалась вследствие иных факторов, в частности утраты части груза, нормы убыли не применяются. При полной утрате груза он возмещается полностью.

СМГС устанавливает исчисление естественной убыли отдельно для каждого грузового места, если вес указан в накладной при приемке груза к перевозке. Если же вес каждого места не определялся, например, при погрузке насыпью (зерно), навалом (уголь) и т.д., убыль исчисляется от общего веса отправки.

Ответственность перевозчика исключается, когда тара имела скрытые дефекты. Если же ее недостатки были известны перевозчику и, тем не менее, груз был принят к перевозке, транспортные организации отвечают за возможные последствия.

Чтобы организации внешнеэкономического комплекса имели информацию о движении своих товаров, на пограничных станциях выписывают и отправляют в их адрес экспортные и импортные извещения. Экспортное извещение информирует об отправлении экспортного груза за границу; импортное извещение служит свидетельством об отправке поступившего груза получателю. Подготовкой и рассылкой этих документов занимаются транспортно-экспедиторские конторы железнодорожных станций.

Как уже говорилось, основным международным актом, регламентирующим условия международных железнодорожных перевозок грузов на территории бывшего СССР, остаётся СМГС. Необходимо также помнить, что почти независимо от страны (исключением являются страны, с которыми заключены отдельные двусторонние соглашения), в которую направляются экспортные грузы, российский грузоотправитель оформляет накладную СМГС. Поэтому на коммерческо-правовых вопросах именно этого документа стоит остановиться в первую очередь.

Согласно п.1 СТ.29 СМГС право предъявления претензий, основанное на договоре перевозки, принадлежит отправителю или получателю. Претензии представляются в письменном виде с соответствующим обоснованием и указанием требуемой суммы возмещения. Претензия предъявляется по каждой отправке в отдельности: отправителем - к дороге отправления, а получателем - к дороге получения груза. Допускается предъявление одной претензии по нескольким отправкам только в том случае, если по всем ним составлен один коммерческий акт.

Претензии о возврате сумм, уплаченных по договорам перевозки, могут быть предъявлены только тем лицом, которое произвело данный платеж, и только к той национальной железной дороге, которая взыскала эти суммы (п.3 ст.29 СМГС). Не подлежат удовлетворению и не предъявляются претензии юридических лицу на сумму менее 23 швейцарских франков и физических лиц на сумму менее 5 швейцарских франков.

Претензии предъявляются для рассмотрения компетентными органами железных дорог, а именно, в территориальные управления железных дорог пунктов отправления или прибытия грузов. Согласно п.7 ст.29 СМГС основаниями для предъявления претензий является полная утрата, частичная утрата, повреждение, порча или снижение качества груза, просрочка в доставке груза, перебор провозных платежей. Основными претензионными случаями из перечисленных являются два первых. При подачи претензии отправитель обязан предъявить дубликат накладной и коммерческий акт. Все прилагаемые к претензии документы должны быть оригиналами. В случае утраты оригиналов документов заменяющие их копии могут быть приложены к претензии на основе соответствующих отметок, изложенных в коммерческом акте. К претензии должен быть приложен счет иностранного поставщика, удостоверяющий фактическую стоимость утраченного товара или его части, или выписка из этого счета, заверенная в порядке, предусмотренном в стране предъявления претензии.

Железная дорога обязана в 180-дневный срок со дня заявления претензии, подтвержденного почтовым штемпелем пункта отправления или распиской в получении непосредственно предъявленной претензии, рассмотреть ее, дать ответ подателю претензии и при полном или частичном признании требования уплатить ему причитающуюся сумму (п.8 ст.29 СМГС).