Материальные запасы отражаются в учете и отчетности по фактической стоимости. Учет материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17 только по наименованию, сортам и количеству. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступление и расходования материальных ценностей находящихся на складе, а так же производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

Материалы и продукты питания в регистре бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных учетных документов тем числом, когда получены ценности. В первичных учетных документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество, цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи материалов применяется следующие документы:

1. накладная (требование) ф 434 применяется при выдаче материалов со склада;

2. меню-требование на выдачу продуктов питания ф. 299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладке продуктов питания и данных о количестве довольствующихся;

3. Ведомость выдаче материалов на нужды учреждения ф. 410 применяется для выдаче хозяйственных материалов, материалов для учебных целей в течении месяца;

4. Заборная карта ф. 431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Материалы и топливо выдаются в установленном порядке при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты.

Списание материалов и продуктов питания производится по ценном их приобретения или средним ценам. Списание материалов и продуктов питания производится в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормами расходов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения (ф. ф. 299, 397, 410, 431, 3, 4, 4-с, 4-п, 6-спец. или акта о списании материальных запасов ф. 230).

Учреждения обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей баланса.

Проведение инвентаризации материалов и МБП обязательно:

· Перед составление годовой бухгалтерской отчетности;

· При выявлении фактов хищения злоупотреблении или порчи имущества;

· При смене материально ответственных лиц;

· В случае стихийного бедствия, пожара;

· При реорганизации или ликвидации учреждения.

Результаты инвентаризации оформляются:

1. Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью ф. 401 – по объектам ОС предметам малоценного инвентаря, материальным запасам;

2. Актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014) – по наличными денежным средствам;

3. Инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. 0309015);

4. Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0309016) по расчетам;

5. Актам о результатах инвентаризации (ф. 835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатом инвентаризации (ф. 836).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих субсчетах:

1. Недостача материальных запасов в приделах норм естественной убыли относится по балансовой стоимости по дебиту субсчетов 140, 141, 220, 241, 270 и кредиту субсчетов счетов 04, 05, 06, 08;

2. Недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц по рыночной стоимости по дебету субсчета 170 и кредиту субсчетов 040, 041, 043, 044, 050, 060-067, 069 (по материальным запасам) 120, 173, 270, 401.

В случае не установлении виновных лиц производится записи по кредиту субсчета 170 и дебиту субсчетов 140, 141, 173, 270, 401.

Руководители подведомственных учреждений несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации.

6 Учет труда, заработной платы и отчислений на социальное страхование и обеспечение.

На субсчете 180 «Расчеты по оплате труда» учитываются расчеты с работниками учреждений, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премия, пособиям по временной не трудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижение им возраста 1.5 лет, а также по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещений сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. 421.

Табель(Приложение 14) ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или разрезе структурных подразделений. В конце месяца по табелю определяется количество отработанных дней, и производятся расчеты их оплаты.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. В соответствии действующим законодательством заработная плата выписывается не реже, чем каждые пол месяца.

Авансовый порядок выплаты определяется коллективными (индивидуальными) трудовыми договорами.

Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производится по расчетно-платежной ведомости ф. 49 (Приложение 4). В расчетно-платежной ведомости записываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанный налогов и других сумм.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производится в записке-расчете о предоставлении отпуска (увольнении) ф. 425 (Приложение 15). Номер и дата записки должны соответствовать номеру приказа и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленные суммы по этим расчетам записываются в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц.

Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные ведомости и платежные ведомости составляются раздельно на каждые обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждение, руководителем группы учета и исполнителем ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, главным бухгалтером в платежной ведомости ф. 389 (Приложение 5).