Карточки помещаются в специальной картотеке в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов. Контокоррентные карточки хранят в разрезе букв алфавита. Карточки по учету основных средств в картотеке располагают по местам их эксплуатации, а внутри – по видам и конкретным наименованиям.

Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.

Машинограммы - бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач (малой и средней мощности, персональные ЭВМ), позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронистической систематизации, любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления. Логико-арифметические методы автоматизированного контроля и корректировки входящих данных позволяют обеспечить достоверность результатов расчетов, а современные печатающие устройства (в том числе лазерного типа) способствуют достижению высокой наглядности и качества таблиц, что направлено на повышение культуры труда бухгалтерского аппарата.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.

3.2 Классификация учетных регистров по строению.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной строке. Различают три варианта расположения информации при параллельном графлении' одностороннее, двустороннее и многоколончатое.

В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита счета помещаются либо справа от текста (неразделенный регистр, пример приведен в виде Журнала регистрации хозяйственных операций), либо для дебета - слева, для кредита - справа (разделенный регистр).Заметим, что разделенные регистры на практике встречаются редко.

Односторонние регистры параллельного графления могут применяться не только для отражения информации по отдельным счетам, но и распространяться на их совокупность, представленную бухгалтерским балансом российского учета (см. табл. 8.5).

Двусторонний регистр имеет две страницы с идентичным текстом: одна - для дебетовых записей, другая - для кредитовых.

В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра в графе текст располагается в нескольких колонках для различных признаков.

При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже - к кредиту. При ручном способе ведения записей такой вид регистров неудобен, так как заранее неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи.

Регистры последовательного графления также используются для построения бухгалтерских балансов. Например, в британо-американском учете (в отличие от российского баланса, предполагающего горизонтальное расположение статей актива и пассива) статьи активов, капитала и пассивов записываются вертикально “в столбик”.

При смешанном графлении в колонках располагают формулы проводок с указанием наименований (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

3.3 Классификация по объему информации.

Регистры синтетического учета предназначены для регистрации информации по синтетическим счетам. Они очень разнообразны и отличаются друг от друга по содержанию, строению и последовательности производимых в них записей. Здесь отражаются хозяйственные операции в обобщенном виде и только в денежном выражении. Записи ведутся ежедневно или ежемесячно по данным накопительных ведомостей. К синтетическим регистрам относятся: Главная книга, журналы-ордера, журнал-главная книга. В основу синтетических регистров положена шахматная форма графления, где дебетируемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитируемые – в вертикальных колонках.

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов. Построение и содержание регистров могут быть самые разнообразные, в зависимости от объектов аналитического учета.

3.4 Классификация по характеру регистрации.

Бухгалтерские регистры делят на хронологические, систематические, комбинированные.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них. В систематических регистрах факты хозяйственной жизни группируются по определенным объектам учета. Группировка осуществляется по счетам синтетического и аналитического учета. Примерами таких регистров являются кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость.

В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи. Примером такого регистра может служить следующая ведомость (табл. 3.4.1)

Таблица 3.4.1

Ведомость №1 – по дебету счета «Касса» с кредита счетов за январь 2002 г.