Оборотные ведомости составляются ежемесячно, а по основным средствам и малоценным и быстроизнашивающимся предметам- ежеквартально.

При этом записи в оборотных ведомостях по основным средствам могут производиться при необходимости в течении нескольких лет.

В новом отчетном году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков на начало года в полном соответствии с заключительном балансом и учетными регистрами за истекший год.

По истечению каждого месяца все мемориальные ордера вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период- год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Бухгалтерские документы должны правиться в специальных помещениях или запертых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им назначенного.

Точно так же должны правиться оборотные ведомости, сводные отчетные таблицы, бухгалтерские балансы со всеми приложениями, бухгалтерские регистры прошлых лет.

Бухгалтерские документы и регистры за текущий год должны храниться относительно от документов и регистров за прошлые годы.

В бухгалтерском архиве дела хранятся в течении установленных сроков согласно перечню. По истечению сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в местный государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в местный архив, хранятся постоянно в бухгалтерии учреждения или централизованной бухгалтерии.

Выдача дел из бухгалтерского архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие оправдательных документов, регистров бухгалтерского учета по требованию судебно-следственных и других органов имеющих право на изъятие документов, может быть произведено на основании письменного распоряжения этих органов. Взамен изъятого документа помещается копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа.

В отдельных случаях разрешается не снимать копию с документа денежно- материального характера, а выдавать их по акту с точным перечислением всех документов и указанием всех реквизитов (наименование, дата, номер документа и суммы).

Пропажу или утрату по тем или иным причинам бухгалтерских документов, регистров- руководитель учреждения обязательно оформляет соответствующим актом и письменно сообщает об этом в органы милиции по месту нахождения учреждения.

Учреждения обязаны составлять и представлять бухгалтерскую периодическую и годовую отчетность в установленном порядке.

1.5 Бюджетный план счетов

Новый План счетов бюджетного учета утвержден приказом Минфина России от 26 августа 2004 года № 70н. Переход на новый План счетов предполагается осуществить в течении 2005 года по мере организационно- технической готовности.

Новые счета состоят из 26 разрядов. Первые 17 из них обозначают коды классификации доходов, расходов и источников финансирования дефицита бюджетов. Восемнадцатый разряд- это источник финансирования деятельности учреждения. Например, 0- применяется для неиндентифицированных источников, 1- для бюджетной деятельности, 2- для предпринимательства, а 3- для целевых средств и безвозмездных поступлений. Разряды с 19-го по 21-й содержат коды синтетических счетов. Разряды 22 и 23 предназначены для отражения кодов аналитических счетов. Они нумеруются внутри синтетических счетов по порядку: 01, 02, 03, и т. д. А разряды с 24-го по 24-й содержат коды классификации операций сектора госуправления. Так, библиотечные учебники учитывают на счете 110107000 « Библиотечный фонд». Первая цифра 1 в этом счете обозначает, что книги библиотеки используются непосредственно в бюджетной деятельности учреждения. Код 101 говорит о том, что учебники относятся к основным средствам, 07- это код их аналитического счета. Последние цифры 000 обозначают коды операций сектора госуправления. При увеличении стоимости библиотечного фонда вместо них нужно записать 310, а при выбытии учебников- 410.

Значение новых кодов синтетических счетов

101-Основные средства – С введением нового Плана счетов при определении основных средств не нужно использовать стоимостной критерий. В связи с этим в состав основных средств вошли малоценные предметы. Фактические затраты на приобретение и сооружение этих объектов следует отражать на счете 010601000 «Капитальные вложения в основные средства», а принимая их к учету, относить в дебет соответствующих счетов счета 101.

102- Непроизводственные активы – Это новый объект бухгалтерского учета. Сюда относят землю, ресурсы недр и прочие активы, которые не являются

продуктом производства, но находятся в оперативном управлении учреждения и используются в процессе его деятельности. Непроизводственные активы отражают по текущей рыночной стоимости. Однако пока порядок ее определения не установлен, нужно учитывать их по стоимости поступления и реализации.

103-Нематериальные активы- В составе этих объектов учитывают лишь исключительные права на интеллектуальную собственность.

104- Амортизация- Вместо термин «износ» введено понятие «амортизация». Начислять амортизацию нужно ежемесячно в соответствии со сроками полезного использования объектов. При этом делают такую проводку:

Дебет 0401012710 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов»

Кредит счетов аналитического учета счета 104- начислена амортизация.

При выбытии активов сумму начислений амортизации следует списывать на уменьшение их первоначальной стоимости. По объектам стоимости от 1000 до 10000 рублей амортизацию начисляют в размере 100 процентов при вводе их в эксплуатацию.

105-Материальные запасы- Материальные запасы включают:

-медикаменты и перевязочные средства;

-продукты питания;

-строительные материалы;

-прочие материальные запасы;

-готовую продукцию.

На этом счете учитывают только готовую продукцию, полученную в рамках предпринимательства. Затраты на ее производство собирают на счете

010604000 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг).

106-Вложения в нефинансовые активы- На этих счетах отражают затраты, которые формируют первоначальную стоимость основных средств, нематериальных и непроизводственных активов.

107- Нефинансовые активы в пути- В составе этих объектов отражают основные средства, нематериальные активы и материалы, отгруженные поставщиками, но не поступившие в учреждение. Счет используют при аккредитивных расчетах и централизованном снабжении.

201- Денежные средства учреждения- Поскольку инструкция нацелена на казначейскую систему исполнения бюджетов, отражать операции на счетах 0201001510, 020101610 нужно только если учреждение:

-не обслуживается органом казначейства как бюджетополучатель;