- наименование документа (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, накладная, счет- фактура, платежная ведомость, расчетно- платежная ведомость) ;

- название и адрес учреждения, составившего документ:

- дата составления документа:

- содержание хозяйственной операции и ее основание:

- измерители операций (в количественном и ценностном выражении );

- подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документах .

Записи в документах производится чернилами, помарки и подчисти не допускаются. Ошибки в документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой.

Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено и подтверждено подписями лиц, подписавших документ. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются проверке как по форме, так и по содержанию, после чего принимаются к учету. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за правильное составления документов несут ответственность должностные лица, подписавшие эти документы. Все денежные документы (ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, счета, трудовые соглашения) и приложения к ним независимо от формы оплаты ( наличными деньгами из кассы, перечисления через банк) после проверки и оплаты подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки « Получено» или « Оплачено» с указанием даты ( числа, месяца, года ).

Принятые к учету документы оформляются мемориальными ордерами- накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

-мемориальный ордер № 1- накопительная ведомость по кассовым операциям

-мемориальный ордер № 2- накопительная ведомость по движению средств из бюджетных (текущих ) счетах;

-мемориальный ордер № 3- накопительная ведомость по движению. Средств на текущих счетах внебюджетных средств;

-мемориальный ордер № 4- накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек:

-мемориальный ордер № 5- свод расчетных ведомостей по заработной плате;

-мемориальный ордер № 6- накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями;

-мемориальный ордер № 7- накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами;

-мемориальный ордер № 8- накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств;

-мемориальный ордер № 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

-мемориальный ордер № 10- свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания;

-мемориальный ордер № 11- свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания;

-мемориальный ордер № 12- накопительная ведомость по расходу материалов;

-мемориальный ордер № 14- свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей;

-мемориальный ордер № 15- накопительная ведомость по начислению стипендии учащихся;

-мемориальный ордер № 18- накопительная ведомость по операциям производства и расчетам с учащимися за выполненные работы.

Записи в накопительные ведомости к указанным мемориальным ордерам производится по мере совершения операций (по принятым и проверенным отчетам кассира, авансовым отчетам подотчетных лиц) одновременно производятся записи и в соответствующие регистры аналитического учета.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером. Все мемориальные ордера ежемесячно регистрируются в книге « Журнал- главная» в хронологическом порядке начиная с № 1.

Учет в книге «Журнал- главная» ведется по субсчетам. Книга открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год .Записи в ней производятся на основании мемориальных ордер один раз в месяц сначала в графу « Сумма по ордеру», а затем в графы «Дебет» и «Кредит» соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должны быть равны итогу графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету, причем остатки по субсчетам раздела «Расчеты» должны показываться в развернутом виде.

Аналитический учет ведется в регистрах бухгалтерского учета (в книгах, карточках, накопительных ведомостях) по формам, приведенным в соответствующих разделах Инструкции.

В каждой бухгалтерской книге до начала записей в ней нумеруются все страницы. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано .страниц». Кассовая книга и приходно- расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов –заверено подписями руководителями учреждения и главного бухгалтера.

На каждой книге надписываются: наименование учреждения , отчетный год на которой книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней счетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному счету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операции следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке:

-обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса , не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписания над зачеркнутым в необходимых случаях нового, правильного текста или суммы. Одновременно здесь же, на полях против соответствую-

щей строки, за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;

-обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса , вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляются дополнительным ордером или по способу « красное сторно». Точно так же исправляются ошибки во всех случаях когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом « красное сторно» оформляются мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального ордера исправленного данным мемориальным ордером.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости по каждой группе, аналитических счетов, объединяемых соответствующими синтетическими счетами. Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих счетов книги « Журнал- главная».