Основная концепция построения АРМБ заключается в де­централизованной автоматизированной обработке информа­ции на рабочих местах учетного работника, создании персо­нальных баз данных, знаний, целей, локальных, глобальных сетей на базе персональных ЭВМ.

Безбумажная технология функционирования позволяет ис­пользовать АРМБ для решения оперативных вопросов в ре­альном масштабе времени.

АРМБ является структурной составляющей автоматизиро­ванных систем управления, персональным средством для пла­нирования, управления, учета, контроля, обработки данных, подготовки и принятия решений.

Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с дру­гими элементами системы, а также встраивание в действую­щие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования последней.

АРМБ — элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все обеспечивающие подсистемы которой согласованы между собой.

С учетом эргономических требований создаются АРМБ, которые обеспечивают комфортные условия труда.

На предприятии разрабатываются три категории АРМБ в соответствии с основными функциями учетных работников и использованием персональных ЭВМ с соответствующими тех­ническими характеристиками.

При автоматизированном решении учетных задач управ­ленческий персонал выполняет в основном работы, связанные непосредственно с осуществлением методологических, конт­рольных и аналитических функций, составлением в установ­ленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбо­ром, регистрацией, подготовкой на машинном носителе пер­вичной информации с использованием ПЭВМ, передачей системе обработки данных информации на машинном но­сителе.

При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цехи, отделы) несут полную ответственность за пе­редачу соответствующей информации, подготовленной в виде документов или машинных носителей, а бухгалтерия, помимо этого, несет общую ответственность за организацию и веде­ние бухгалтерского учета на предприятии. В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных осуществляется следующим образом.

С использованием информационной системы соответству­ющие работники учета, участвующие в автоматизированном решении комплекса учета и в автоматизированном решении комплекса задач, выписывают первичные документы на ПЭВМ и по определенной цепочке заполняют данные. Од­новременно с выпиской первичных документов на ПЭВМ производится перенос информации на машинный носитель. В соответствии с установленным на предприятии регламентным режимом работники учета передают системе обработки данных информацию, подлежащую обработке на машинном носителе, и дополнительные данные для контроля правильности информации на машинном носителе.

Система обработки данных по мере получения информации на машинных носителях производит ее соответствующую обработку, которая включает создание и контроль информационных данных на ЭВМ большей мощности. В процессе контроля выдаются диагностические сведения об обнаружен­ных ошибках. Отконтроллированные данные загружаются в информационную базу, после чего используются для решения учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.

Реальные учетный, контрольный и аналитический процессы распределены по рабочим местам на территории предприятия и осуществляются в конкретных организационно-техни­ческих условиях. Поэтому важным является анализ структуры рабочих мест как основы последующего формирования структуры АРМ. В результате анализа организация учетного контрольного и аналитического процессов представляется в виде некоторой схемы рабочих мест, отражающей их взаимодейст­вие при осуществлении реализации учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабо­чие места работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с видами учета, контроля и ана­лиза. К ним относятся не только лица, осуществляющие до­кументирование, систематизацию, обобщение данных, конт­рольные или аналитические функции, по также и технический персонал.

Эти места должны рассматриваться в качестве потенци­альных для организации АРМБ. Несмотря на то, что значи­тельная часть названного персонала организационно не свя­зана с бухгалтерией, она обязана выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета.

Поэтому организационная подчиненность не является фак­тором, ограничивающим состав мест, где могут быть уста­новлены АРМБ, которые в той или иной мере обеспечивают автоматизацию учета, контроля и анализа.

На рабочих местах бухгалтерских работников весь комп­лекс работ связан с ведением учета, контроля и анализа, в то время, как для остального персонала функции, связанные с бухгалтерским учетом, не являются основными и занимают лишь часть их времени. Очевидно, что организация АРМБ для такой категории персонала целесообразна лишь при ус­ловии использования АРМБ и для выполнения их основных функций. В частности автоматизация рабочих мест работни­ков структурных, подразделений, осуществляющих документи­рование хозяйственных операций, в большинстве случаев це­лесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.

Распределенная система обработки данных в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится по функцио­нальным признакам АРМБ с выделением следующих трех уровней управления:

q высшего (АРМ бухгалтера III категории) — управления на уровне предприятия;

q среднего (АРМ бухгалтера II категории) — управления на уровне участков учета;

q низшего (АРМ бухгалтера I категории) — непосредст­венного управления деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.

На схеме 1 представлено распределение АРМБ по уров­ням управления.

Три уровня системы управления охватывают всю совокуп­ность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.

Схема 2.1. Распределение АРМБ по уровням управления.

АРМБ I категории предназначено для формирования и подготовки первичной информации, которая формируется непосредственно на местах возникновения информации (в цехах, складах и т.д.), а также решения необходимых задач по структурным подразделениям.

АРМБ II категории предназначено для контроля прохождения первичной информации, организации регламентных и запросных учетных, контрольных и аналитических задач.

АРМБ III категории предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобще­ния сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетностей, осуществления оперативного контроля по использова­нию трудовых, материальных и денежных ресурсов, соблюде­ния действующих норм материальных и трудовых затрат, выявления отклонений от действующих систем нормирования или планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Данное АРМБ информационно взаимосвязано как с удаленными сетевыми устройствами, находящи­йся в филиалах, так и с отраслевыми, территориальными, межотраслевыми автоматизированными информационными системами, а также глобальными информационными системами (сети Internet).