3.Документальное оформление движения автотранспортных средств

После оценки автотранспортного средства, предприятие принимает его на учет. В соответствии с Законом все организации обязаны применять первичные учетные документы при учете автотранспорта, составленные по форме, содержащейся в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а ”Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстро изнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.При наличии операций по которым в данном альбоме отсутствуют формы первичных учетных документов, организация самостоятельно решает вопрос о содержании требуемой формы с учетом наличия в ней обязательных реквизитов, установленных Законом.

Поступление автотранспортных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (типовая форма №ОС-1). Акт составляется на каждое транспортное средство, к нему прилагается техническая документация. Этот акт составляется двумя сторонами – принимающей средство и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. После оформления акт приемки-передачи основных средств и техническую документацию передают в бухгалтерию предприятия. На основании этих документов средству присваивается инвентарный номер независимо от дальнейшей формы использования данного средства – эксплуатация или передача в аренду. Инвентарный номер назначается для средства на весь срок его службы. При списании автотранспорта с баланса его инвентарный номер не присваивается новому объекту в течение следующих пяти лет.

На каждое автотранспортное средство открывается инвентарная карточка (формы №ОС-6). В ней указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска, дата и номер акта о приемке, полная стоимость, нормы износа, шифр затрат (для отнесения сумм износа), сумму износа на дату приемки или переоценки объекта. Инвентарную карточку составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Затем ее регистрируют в специальных описях и помещают в картотеку основных средств. В дальнейшем в инвентарной карточке отражают все изменения произошедшие в автотранспортном средстве.

На арендованный автотранспорт в бухгалтерии арендатора инвентарные карточки не открывают. Для их аналитического учета используют копии инвентарных карточек арендодателя или выписки из инвентарной книги.

На основе инвентарной картотеки на автотранспортные средства открывают карточку учета движения основных средств (форма №ОС-12) в начале января на текущий год. В карточке за каждый месяц указывают наличие средств на начало месяца, поступление и выбытие, сумму износа и затраты на ремонт. По их данным составляют оборотную ведомость, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении автотранспортных средств.

При списании автотранспортных средств вследствие полного износа на предприятии приказом руководителя создается комиссия. Она образуется для определения непригодности автотранспорта, невозможности и неэффективности проведения его ремонта, а также для оформления необходимой документации на списание. Обычно в состав комиссии входят:

Главный инженер или заместитель руководителя предприятия (председатель комиссии); начальник структурного подразделения, в ведении которого находится автотранспорт; главный бухгалтер или его заместитель; лицо на, которое возложена ответственность за сохранность основных средств. Комиссия составляет акт на списание по форме ОС-4а «Акт на списание автотранспортных средств». Этот Акт, типовая форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а, применяется для оформления полного или частичного списания основных средств. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом на это уполномоченным.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность основных средств и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».

В Акте на списание автотранспортных средств указывают данные, характеризующие данное автотранспортное средство: год изготовления, дату поступления на предприятие, время ввода в эксплуатацию, первоначальную и восстановительную стоимость (если данное автотранспортное средство подвергалось переоценке на предприятии), сумму начисленных амортизационных отчислений по данным бухгалтерского учета, количество и сроки проведения капитальных ремонтов, указывается пробег автомобиля. Подробно освещают в акте причины выбытия, описывается состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов и возможность их дальнейшего использования.

Разборка на запчасти автотранспортного средства до утверждения Акта на списание руководителем предприятия не допускается.

При списании автотранспортных средств вследствие аварии комиссией также составляется Акт на списание автотранспортных средств, но при этом к Акту прилагается Справка по факту нарушения правил дорожного движения, повлекшего причинение материального ущерба, объясняются причины, вызвавшие аварию, указываются меры, принятые в отношении виновных лиц. В соответствии с Инструкцией по организации в органах внутренних дел производства по делам об административных правонарушениях правил дорожного движения и иных норм, действующих в сфере обеспечения безопасности дорожного движения, утвержденным приказом МВД России 23 марта 1993 года №130 Справка по факту нарушения правил дорожного движения, повлекшего причинение материального ущерба должна быть получена в Госавтоинспекции, зарегистрировавшей дорожно-транспортное происшествие (аварию) по письменному запросу предприятия.

Для списания объекта автотранспортных средств в ГАИ по месту регистрации автомобиля получают справку о снятии автотранспортного средства с учета.

Данные Акта на списание автотранспортных средств заносятся в специальный регистр аналитического учета – Журнал выбытия основных средств за 199_г. Журнал открывается ежегодно, а итоги подсчитываются ежемесячно, так как используются при расчете ежемесячных амортизационных отчислений.

При реализации автотранспортных средств Акт премки-передачи основных средств составляется по форме №ОС-1 в трех экземплярах: первые два остаются у предприятия-продавца, а третий передается представителю покупателя. Рыночная стоимость автомобиля устанавливается представителями страховой компании, комиссионного магазина, регионального отделения Российского общества оценщиков. При этом составляется Акт оценки автотранспортного средства. После составления Акта приемки-передачи делается отметка о выбытии объекта автотранспортных средств в инвентарной карточке.