В современных условиях сотрудники ЦНИТО используют методы «активного комплектования», к которым относится:

- проведение бесед с фондообразователем о важности сохранения их документов;

- выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

- анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений;

- сбор воспоминаний, составление хроники событий;

- сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивистов.

Перед архивами встала принципиально новая задача налаживания отношений с собственниками документов. Усилилось внимание к документам, отражающим неофициальную историю, общественную жизнь. То есть речь идёт о приёме документов от политических партий и общественных движений. В этом немалую роль играют появившиеся в последние годы центры хранения современной документации, новейшей истории, архивы общественных движений. Вырабатываются новые критерии отнесения организаций к составу источников комплектования. Работа осуществляется как централизованно, так и на местном уровне. Архивисты занимают активную позицию и устанавливают связи с лидерами и представителями общественно – политических партий и движений.

Специалистами отдела комплектования ЦНИТО разработан пакет документов по организации работы с современными организациями, в который входят: договор о сотрудничестве ЦНИТО и организации; примерный перечень документов современных партий, общественных движений, объединений, подлежащих сдаче на госхранение в ЦНИТО; рабочая инструкция по комплектованию, упорядочению, описанию и использованию документов современных партий, общественных движений объединений в ЦНИТО; памятка по ведению наблюдательных дел, при работе с современными партиями, движениями, объединениями; методические рекомендации «Особенности экспертизы научной и практической ценности, определение фондовой принадлежности и систематизация документов местных отделений современных политических партий, движений, объединений». Необходимость проделанной работы вызвана тем, что в данный период отсутствует достаточная методическая база, регламентирующая порядок работы с документами в организации подобного типа, начиная от заключения договора до передачи на госхранение, а также укомплектованность архивов квалифицированными кадрами

Архивистами в настоящее время ведется прием документов от общественных организаций по полной форме, в том числе в виде россыпи. Ведь не принятые на хранение документы буду фактически утеряны для историка – политологических исследований, а содержащуюся в них информацию по другим документам восстановить возможно далеко не всегда.

Таким образом, источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие социально-политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

2.2 Экспертиза ценности документов общественных объединений

При формировании полноценной источниковой базы по истории современного общественно-политического процесса наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в госархивы.

Состав документов, подлежащих государственному хранению, определяется в результате экспертизы их ценности.

Экспертиза ценности документов общественных объединений основывается на традиционных критериях, выработанных в процессе архивной практики.

«Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение ил установление сроков их хранения на основе принятых критериев»1.

К основным критериям экспертизы ценности документов относятся: значение общественного объединения или лица, время и место образования документа, значение имеющейся в документе информации (уникальной и типической), повторение информации документа в других документах, подлинность документа, его физическое состояние, учитывается фактор степени полноты сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов общественных организаций проводится:

1. При первичном отборе документов в общественном объединении;

2. При научно-технической обработке документов в ЦНИТО.

При первичном отборе экспертиза ценности документов осуществляется совместно специалистами ЦНИТО и общественного объединения.

Приступая к экспертизе ценности документов, специалисты архива подробно знакомятся с историей фондообразователя, составом и содержанием документов.

Каждый документ партии, общественного движения, объединения просматривается полистно.

Первичный отбор документов на госхранение осуществляется в общих чертах еще при заключении договора о сотрудничестве. Организация сама решает, какие документы должны быть представлены в ее фонде. Это решение может закрепляться перечнем документов, передаваемых на госхранение, прилагаемом к договору, который составляется при помощи сотрудников ЦНИТО. Поэтому большое значение имеет квалификация архивистов, а также детальное изучение ими целей, функций и деятельности общественного объединения.

При проведении экспертизы ценности документов необходимо учитывать несколько факторов, которые влияют на процесс документирования в общественном объединении:

- виды и формы объединения;

- наличие делопроизводственной службы и ее культура;

- наличие фонофотовидео техники.

От формы и вида организации зависит объем, состав и тематика документальных материалов, создаваемых ею. Так, полнота документирования деятельности политической партии и состав документов ее фонда, как правило, значительно отличается от документирования деятельности политического клуба, кружка, общественных объединений действующих в области науки, культуры из-за разности целей и задач, организационной дисциплины и масштабов деятельности. При проведении экспертизы ценности необходимо определить оптимальный состав документов каждой конкретной организации.

При наличии делопроизводственной службы в общественных объединениях информация об их деятельности представлена документально наиболее полно.

В большинстве же случаев делопроизводство в общественных объединениях не налажено на достаточном уровне, документов создается не так много, как в государственных организациях, они не достаточно отражают деятельность организации, порой важные мероприятия не документируются, документы, утратившие практическую, но не историческую ценность, могут быть уничтожены.

Поэтому необходимо максимально внимательно относится к любым, имеющимся в организации документам.

Если в общественных объединениях имеется фонофотовидеотехника могут создаваться документы на различных технических носителях (фотофоновидеодокументы), не только иллюстрирующие и дополняющие, но и заменяющие многие документы на традиционных носителях. Это вызывает необходимость комплексного подхода к экспертизе ценности документов.