При определении фондовой принадлежности следует руководствоваться тем, что поступившие на хранение документы партии могут быть отнесены только к фонду этой партии.

Специалисты, работая с архивными документами, поступившими от политических партий, объединений, движений руководствуются статьей “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” - “…ни один архивный документ не может быть без согласия собственника . изъят иначе как на основании судебного решения”1, что гарантирует сохранение неприкосновенности документов фондообразователя.

Разбирая россыпь документов, специалисты архива часто констатируют тот факт, что помимо документов, относящихся к партии-фондообразователю, встречаются документы других политических организаций. Объясняется это тем, что:

- фондообразователь существовал вначале, как самостоятельная политическая организация, а впоследствии вошел в политические блоки, объединения, движения, документы которых отложились в фонде. Например, фонд №5770 Российского движения “Мир без насилия”. Движение в течение года являлось коллективным членом Общественной палаты при Президенте РФ, документы которой составили значительную часть фонда;

- - организации, входящие в состав фондообразователя. Так в фонд №5757 “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “Эколог”;

- партии, первоначально имеющие одно название, но со временем его изменившие, так, например, внутрипартийное движение Тульской областной партийной организации “Коммунисты за демократию” (1991 г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759);

- партии, объединения, движения, стоящие на одной политической платформе, имеющие схожие программы, цели, такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”;

- совместные документы политических партий, объединений, движений, выработанные на съездах, конференциях, “Круглых столах”.

Наряду с этим, в фонд современной партии могут войти материалы об идеологах, лидерах партии. Так в фонд №5770 движения “Мир без насилия” вошли материалы об идеологах ненасильственного мира - Л. Толстом, Г. Тора, М. Ганди.

Важное место в фонде партий, объединении, движений занимают печатные издания - брошюры, книги, листовки, журналы, газеты, из которых может быть создана внутрифондовая коллекция.

В фонде №5762 “Тульская городская организация “Либерально-де-мократическая партия России” создана внутрифондовая коллекция книг и брошюр, автором которых является лидер ЛДПР В. В. Жириновский и фракция ЛДПР в Госдуме.

Зарубежные печатные издания политических партий, объединений, движений также могут быть отнесены к фондам российских идеологически родственных политических партий, движений. Например, Ф5758 “Тульский союз анархистов” включил в себя печатные издания анархистов зарубежных стран.

Рекомендуется при определении фондовой принадлежности проводить консультации с представителями партий, по вопросу возврата фондообразователю документов личного происхождения, таких как личные письма членов партии, записки и т.п., встречающихся в россыпи, и прямого отношения к фонду партии не имеющих.

Определяя фондовую принадлежность документов современных политических партий, объединении, движений, специалисты архива считают своим профессиональным долгом собирать и сохранять максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России.

В процессе проведения экспертизы ценности документов общественного объединения проводится выявление и розыск недостающих документов и дел, которые могут храниться у руководителей общественных объединений.

Следующим этапом научно-технической обработки документов является формирование дел.

Перед формированием дел тщательно изучается состав и содержание поступивших документов, научно-справочная литература по историю организации, номенклатура дел общественного объединения (если она имеется).

Дела формируются по следующим основным признакам:

- Номинальный. Основанием служит вид документа (протоколы, стено­граммы, справки и др.).

- Предметно-вопросный. Основанием является единство темы доку­ментов. Например, "Документы о регистрации ТРО «КПРФ» (протокол учредитель­ной конференции, заявление в Управление юстиции, свидетельство о регистрации и др.)".

- Авторский. В деле группируются документы одного автора (общественного объединения). Например, "Документы избирательного объединения «Яблоко» " (устав, брошюра, статьи и др.)". Данный признак используется при формировании коллекций документов по выборам в местные органы власти.

- Корреспондентский. Часто служит для формирования дел с перепиской.

- Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.

- Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.

В основном применяется сочетание нескольких признаков формирования документов в деле, что дает возможность глубже раскрыть состав и его содержание, четко сформулировать заголовки дел.

При формировании дела необходимо учитывать, что:

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, доку­мент-ответ, располагается после документа- запроса;

- протоколы и стенограммы заседаний съездов (конференций, общих собраний) общественной организации формируются вместе с материалами к ним. Если они значительны по объему, то формируются отдельные дела.

- протоколы заседаний исполнительных органов общественной организации группируются по хронологии (по порядку номеров) в одном деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов, которые помещаются после протоколов в последователь­ности рассмотрения вопросов;

- варианты (проекты) организационных документов (программы, уставы, манифесты и др.), имеющие значительные отличия от основного документа, могут быть сгруппированы в одно дело с ним;

- переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или географическому признакам;

- при небольшом объеме несколько брошюр помещаются в одно дело;

- статьи в периодических изданиях (газетные вырезки) о деятельности общественной организации должны иметь следующие реквизиты: наименование газеты, год издания, номер и формироваться в отдельные дела по хронологическому, тематическому или другим признакам:

- в архивные дела могут помещаться вещественные предметы (значки, эмблемы, нарукавные повязки и др.), что должно быть оговорено в аннотации;

- фотоальбомы должны иметь внутреннюю опись;

- толщина дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет не более 250 листов, при большом объеме документов производят хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела.