Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписывается составителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4, содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место издания;

· заглавие к тексту;

· текст;

· отметка о наличие дополнений;

· подпись.

6.5. Объяснительная записка – этот документ объясняет содержание отдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.). В зависимости от содержания и предназначения объяснительной записки делится на две группы:

Записки граждан по поводу их поведения, работы и т. д.; записки служебного характера; оформляется этот документ аналогично докладной записке.

6.6. Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

· эмблема (знак);

· наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

· наименование структурного подразделения;

· адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

· телефон;

· телеграфный шифр;

· отделение банка и расчетный счет;

· дата;

· почтовый индекс адресата;

· заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов.

Служебные письма имеют большое количество видов:

ü сопровождающие;

ü информационные;

ü гарантийные;

ü рекламные;

ü претензионные;

ü арбитражные и т. д.

Более жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являет собой документ, где каждое слово и выражение имеет определенное значение и не допускаются другие толкования. Такие письма пишутся на бланках стандартного образца.

6.7. Телеграмма

Реквизиты служебной телеграммы:

· наименование документа;

· отметка о категории и вид телеграммы;

· адрес;

· текст;

· номер послания (если телеграмма посылается в ответ);

· исходящий номер (подписной);

· подпись;

· адрес отправителя;

· дата отправки.

Внутренние служебные телеграммы делятся на: высшие государственные, государственные, срочные, обычные. В первую очередь обслуживаются высшие государственные, государственные, потом с пометкой «ОТЧЕТ». К категории срочных телеграмм относятся те телеграммы, которые оплачиваются по срочным тарифам, служебные с отметками «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ», а также «СРОЧНЫЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР», все другие считаются обычными. Телеграмма оформляется по таким правилам:

a) Категория («ГОСУДАРСТВЕННАЯ», «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ»).

b) Вид телеграммы (телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным текстом в несколько пунктов; телеграмма – схема; телеграмма – поручение).

c) Телеграфный адрес значительно меньше чем почтовый. Указывается точный адрес: страна, область, город. Некоторые предприятия имеют свои условные телеграфные адреса. В таких случаях в телеграммах вместо полного адреса пишут условный адрес.

d) Телеграмма пишется на чистом листе бумаги (тогда адрес пишется через четыре интервала ниже) или на бланке.

e) Текст телеграммы печатают через два интервала в трех экземплярах большими буквами без прилагательных, союзов и местоимений на одной строке листа или телеграммного бланка без абзацев. Разделительные знаки сокращаются таким образом: ТЧК – точка; ДВТ – две точки; ЗПТ – запятая.

f) В телеграммах в ответ перед текстом указывают номер документа на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы размещается в конце текста.

g) После исходящего номера указывают сокращенное название предприятия, должность (если необходимо) и фамилию того, кто подписал телеграмму.

h) Ниже подписи (два интервала) делают горизонтальную линию (до конца правого поля). Под линией указывают такие реквизиты:

· Адрес и наименование предприятия, которое отправляет телеграмму, печатают маленькими буквами через один интервал от нулевого положения табулятора.

· Подпись и дата.

· Название вида документа печатается от третьего положения табулятора большими буквами («ТЕЛЕГРАММА»).

6.8. Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное по телефону. Правильность текста проверяют повторным чтением.

Адресат должен написать такие реквизиты:

· заглавие;

· номер;

· дата;

· название адресата и учреждения;

· которое передает телефонограмму;

· текст;

· должность и фамилия особы;

· которая подписала документ;

· отметка о времени принятия и передачи;

· должность и фамилия особы, которая приняла и передала телефонограмму.

6.9. Договор – это документ, который фиксирует согласие сторон о установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Реквизиты договора:

· название вида документа (Договор);

· дата;

· индекс;

· место составления или издания;

· заглавие к тексту;

· вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);

· предмет договора;

· изложения порядка рассмотрения споров;

· общая сумма договора;

· общие сроки действия договора;

· юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета);

· подписи и печати сторон;

· дополнения.

7. Другие виды документов

7.1. Поручение – письменное полномочие по которому организация или отдельная особа даёт право другой особе от ёё имени осуществлять какие – то юридические действия или получать материальные ценности.

Поручения могут выдаваться на:

v распоряжение имуществом;

v получение денежных и товарно – материальных ценностей;

v на ведение дел в судовых (арбитражных) органах.

В зависимо от того, кто оформляет полномочия – предприятие или отдельная особа, - поручения делятся на официальные и личные.

В официальном поручении должны быть отмечены:

ü название организации, которая выдаёт поручения (она отмечена на бланке, изготовленном печатным способом или размещается на штампе, которой проставляется в левом верхнем углу листа);

ü номер получения и дата издания;

ü название документа;

ü должность, фамилия, инициалы особы, которой выдаётся поручения;

ü название организации или предприятия, от которого должны быть получены товарно – материальные ценности;

ü номер и дата издания сопровождающего документы (наряды и др.);

ü перечисление товарно – материальных ценностей с указанием на них количество или суммы;