Заслуженный врач Украины.

Заслуженный журналист Украины.

Заслуженный работник транспорта Украины.

Заслуженный работник народного образования Украины.

Заслуженный работник охраны здоровья Украины.

Заслуженный мастер народной творчести Украины.

Заслуженный металлург Украины.

Заслуженный шахтер Украины.

Заслуженный работник сельского хозяйства Украины.

Заслуженный учитель Украины.

Заслуженный художник Украины.

6. Справочно – информационные документы

Справочно – информационные документы – это документы которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности.

В справочно – информационные документы входят: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, договор.

6.1. Акт – это документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия.

Реквизиты акта:

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место составления или издания;

· заглавие к тексту;

· текст;

· отметка о наличие дополнений;

· подпись;

· гриф утверждения.

Требования для оформления текста:

Заглавие к тексту включает название или короткое содержание актированного факта или действия.

Текст составляется из двух частей: вступительной и констатирующей.

Вступительная часть строится по схеме:

а) Основание…

б) Составленный комиссией в составе…

в) Председатель…

г) Члены комиссии…

При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта, указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляется комиссией, первым указывают председателя комиссии, его должность, фамилию и инициалы. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала.

В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характер сделанной работы, фиксируются установленные факты.

Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню факта, что актируется.

6.2. Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми и полными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилию докладывающего, тех кто выступил в дебатах, и принятые решения.

Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют составить впечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и про деятельность в целом.

Реквизиты протокола:

· название вида документа;

· дата заседания;

· индекс;

· место заседания;

· гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

· заглавие (наименование коллегиального органа или название собрания);

· вступительная часть текста (состав присутствующих);

· повестка дня;

· текст;

· личная подпись управляющего;

· личная подпись секретаря.

Оформление протокола:

ü Протокол оформляется на общих бланках или на специальных бланках формата А4.

ü Датой протокола является дата заседания.

ü Протокол нумеруется в рамках календарного года.

ü Заглавие содержит такую информацию: вид совещания (заседания, митинг), название коллегиального органа и вопрос который обговаривается.

ü Текст протокола.

Вступительная часть имеет постоянную информацию (слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСВОВАЛИ») и изменяющуюся информацию (фамилия и инициалы председателя, секретаря, присутствующих).

Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «присутствовали» печатаются от нулевого положения табулятора, ставится тире, потом печатаются инициалы и фамилия в именительном падеже.

Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных записываются в алфавитном порядке (отдельно члены комиссии, отдельно приглашенные). Их печатают в один ряд. Фамилии приглашенных следует указывать, если их количество не превышает 15 человек. Иначе к протоколу прилагается список присутствующих. После инициалов и фамилий, приглашенных необходимо указать в скобках название учреждения.

Вступление протокола заканчивается повесткой дня. С нулевого положения табуляра печатаются «Повестка дня», ставят две точки через два интервала, ниже печатают с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня (доклад, отчет, информация) необходимо разместить таким образом, чтобы наиважнейшие и сложные были первыми. Вопросы перечисляют в именительном падеже. Названия должности, инициалы и фамилии печатаются в родительном падеже.

Главная часть текста протокола составляется с позиций согласно пунктам повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПАЛИ» – «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»).

Слова «СЛУШАЛИ», печатаются большими буквами, перед словом ставится цифра, что соответствует вопросу, после слова «СЛУШАЛИ», ставят двоеточие. Инициалы и фамилию (без должности) докладчика необходимо писать в родительном падеже, с новой строки; после фамилии ставится тире и с большой буквы пишут содержание доклада в виде прямой речи. Если текст доклада застенографируется или подается докладчикам, то после тире также с большой буквы пишут: Доклад прилагается.

Слово «ВЫСТУПИЛИ», печатают большими буквами, после него ставится двоеточие. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже с абзаца (в скобках указывают должность) потом ставят тире и с маленькой буквы печатается содержание доклада.

Вопросы докладчику и ответы включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются также (вместо слов, вопросов и ответов пишут инициалы и фамилии).

Слово «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают большими буквами, через два интервала ниже предыдущего текста. Если в постановлении размещаются разные по характеру вопросы, то оно может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт печатается с новой строки.

6.3. Справка – это документ информационного характера; составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой. Это также документ, который свидетельствует о фактах из жизни и деятельности отдельных граждан, или разные обстоятельства и факты из деятельности предприятий, учреждений, организаций (служебная справка).

Реквизиты справки:

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место составления или издания;

· заглавие к тексту;

· адресат;

· текст;

· дополнение;

· подпись.

Справки особенного характера могут просто подтверждать тот или иной юридический факт, или иметь особое предназначение, которые как правило указывают в конце текста.

6.4. Докладная записка – это документ который адресуется управляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложение какого–нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.