Документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах бэк-офиса.

1.2. Регистры внутреннего учета

Учет операций с ценными бумагами в бэк-офисе ведется с использованием следующих журналов и ведомостей внутреннего учета:

Журнал сделок

Журнал учета дилерских операций

Журнал ежедневного учета денежных средств

Книга (ведомость) учета денежных средств

Журнал ежедневного учета ценных бумаг

Книга (ведомость) учета ценных бумаг

Журнал незавершенных операций

Журнал учета клиентских операций

Компания выбирает способ ведения журналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

· на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;

· в форме электронные таблицы;

· в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса и др.

2. Бэк-офис в структуре компании

В структуре брокерской и дилерской компании можно выделить следующие подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:

· Торговый отдел (“Фронт-офис”), сотрудники которого заключают сделки с ценными бумагами;

· Бэк-офис, обеспечивающий исполнение сделок, осуществляющий внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами;

· Бухгалтерия, осуществляющая учет операций и составляющая финансовую отчетность в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета.

2.1. Фронт-офис и бэк-офис

Фронт-офис включает в себя торговые подразделения компании - торговый отдел (дилинг), отдел портфельного менеджмента, отделы работы с индивидуальными и институциональными клиентами.

Главной функцией фронт-офиса является заключение сделок с ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на фронт-офис возлагается минимум учетных и расчетных функций. Учет и исполнение сделок осуществляет бэк-офис.

Отделение фронт-офиса от расчетных, учетных и отчетных функций позволет отделу сосредоточиться на торговых функциях и работе с клиентами и является необходимым условием эффективной деятельности компании на рынке.

Более того, разделение обязанностей между фронт-офисом и бэк-офисом является одним из основных методов внутреннего контроля.

2.2. Бэк-офис и Бухгалтерия

В настоящее время во многих брокерских и дилерских компаниях расчеты по сделкам, их учет и составление отчетности осуществляются бухгалтерией. Однако, в силу особого характера деятельности брокеров и дилеров учет операций с ценными бумагами в рамках бухгалтерии не в полной мере отвечает задачам оперативного управления и принятия инвестиционных решений по ряду причин:

· Бухгалтерия ведет учет операций с ценными бумагами в рамках Плана счетов российского бухгалтерского учета, при разработке которого не учитывалась специфика операций на фондовом рынке. План счетов и Инструкция по его применению не предполагают введение дополнительных счетов, которые позволяли бы отражать специфические операции брокеров и дилеров - короткие продажи или заемные операции с ценными бумагами.

· Недостаточная гибкость правил российского бухгалтерского учета не позволяет брокерским и дилерским компаниям адаптировать бухгалтерский учет к потребностям управленческого учета.

· Деятельность бухгалтерии направлена на составление отчетности налоговым органам. Налоговая финансовая отчетность недостаточна для обеспечения руководства компании своевременной и полной информацией.

· Для целей эффективности управления и обеспечения контроля за исполнением сделки операции с ценными бумагами целесообразно отражать в учете в момент, когда они заключаются. Бухгалтерия брокерских и дилерских компаний, как правило, ведет учет операции с ценными бумагами на день оплаты (приходования средств). Начисление обязательств в момент заключения сделки может использоваться, но встречается редко по соображениям политики налогового планирования компаний.

С учетом этих факторов многие компании, так или иначе, дополняют бухгалетрский учет различными процедурами внутреннего учета.

Разделение функций между бэк-офисом и бухгалтерией строится на следующих принципах:

Бэк-офис и бухгалтерия осуществляют учет операций с ценными бумагами параллельно и независимо друг от друга. Работая независимо, бэк-офис и бухгалтерия взаимодействуют друг с другом, в частности, в управлении банковским счетом фирмы и в периодической сверке остатков по определенным счетам двух учетных систем.

2.3. Функциональная структура бэк-офиса

Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Тем не менее, безотносительно размера фирмы, функции фронт-офиса и бэк-офиса должны быть четко разделены.

Достаточно крупные компании могут найти полезным разделение самого бэк-офиса на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы или за конкретные регистры внутреннего учета.

Количество сотрудников, занятых в каждой группе, определяется количестьвом сделок, заключаемых фирмой, и спецификой ее операций.

3. Первичный учет сделок

3.1. Поручение на сделку

Первичный учет сделок является одной из важнейших частей учетной системы. От эффективной и четкой организации учета с самого момента заключения сделки напрямую зависит функционирование всей учетной системы бэк-офиса. Поэтому очень важно организовать отлаженный процесс учета сделки еще до поступления информации о ней в бэк-офис, а именно в момент поступления распоряжения на сделку от клиента во фронт-офис.