Линии сетки в печатных и электронных формах

В зависимости от того, должна ли заполняться форма на компьютере или на бумаге, она создается на базе следующих основных шагов. Сначала нужно добавить на лист вопросы, названия и другой текст, а затем отформатировать ячейки должным образом. В зависимости от того, как будет использоваться форма, к электронной форме можно добавить элементы управления для автоматизации ее заполнения, сбора и обработки данных.

Рекомендуется сохранить законченную форму как шаблон. В дальнейшем пользователи смогут создать на его основе пустые копии формы с помощью команды Создать в меню Файл. Чтобы сделать форму доступной для других пользователей сети, шаблон данной формы следует хранить в сети. Следует создать ярлык к шаблону формы, после чего, каждый пользователь должен скопировать этот ярлык в папку шаблонов на свой компьютер. Для распространения и сбора форм также используется электронная почта.

· Печатные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на бумаге, особенно важен вопрос оформления и формата формы, с тем, чтобы ее было легко читать и заполнять. Например, если пользователи должны написать несколько строк данных, можно использовать светло-серые рамки ячеек для добавления строк к форме. Также можно добавить имеющие названия флажки и переключатели с помощью панели инструментов Формы. Элементы управления лучше устанавливать снятыми по умолчанию, так чтобы на бумаге появлялись пустые поля и кружочки, которые будет удобно отмечать. Для получения дополнительных сведений об инструментах форматирования форм нажмите кнопку .

· Электронные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно использовать следующие вещи.

· Так как форме присущи все функциональные свойства листа, введенные в нее данные можно использовать в формулах. Например, после того, как пользователи введут номера элементов и количества в форму заказа, с помощью формул можно вычислить итоги, налог и издержки при отгрузке.

· Для электронных форм также могут использоваться дополнительные виды элементов управления на панели инструментов Формы. Например, пользователь имеет возможность выбрать пункты из элемента управления раскрывающегося списка (поля со списком), связанного с ячейками, содержащими список. Для получения дополнительных сведений об элементах управления, которые можно добавить на лист, нажмите кнопку .

Для форм и диалоговых окон, предназначенных для специальных программ Visual Basic для приложений или использования на Web, используются элементы ActiveX, расположенные на панели инструментов Элементы управления.

· Для автоматизации обработки введенных данных и дальнейшей настройки формы в зависимости от введенных данных используются макросы. Например, при установке флажка «Женатый» макрос, связанный с элементом управления флажка может выдать поле «Имя супруга».

· Для ограничения ввода в определенные ячейки листа или изменяемые поля элемента управления используется команда Проверка значения параметра в меню Данные, указывающая доступные ячейки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку

· Для включения в форму инструкций по ее заполнению можно добавить примечания к ячейкам. Чтобы предотвратить изменение формы пользователями, следует защитить лист. Перед этим нужно выбрать ячейки, в которые будут поступать данные, либо вводимые напрямую, либо связанные с элементом управления. Выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем — вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка. Чтобы предотвратить перемещение или изменение размера элемента управления, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду форматирования элемента управления в контекстном меню. Выберите вкладку Защита и убедитесь, что установлен флажок Защищаемая ячейка. Затем установите указатель на пункт Защита в меню Сервис и выберите команду Защитить лист. .

· Можно скрыть в книге ячейки или листы, содержащие данные, которые не должны видеть или изменять пользователи. Например, формулы или списки параметров, связанные с элементом управления списка.

· При создании или заполнении новой пустой формы, основанной на шаблоне, пользователи могут сохранить свои копии формы как любую другую книгу. Чтобы данные, вводимые каждым пользователем, также копировались в соответствующую базу данных, следует использовать надстройку мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных для связи вводимых в форму данных с базой данных.

Добавление кнопок, флажков и других элементов управления

При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует возможность добавления к листу кнопок, флажков и других элементов управления. Элементы управления позволяют предложить пользователю выбор параметров или дать возможность запуска макросов для автоматизации задач.

Для создания таких элементов управления, как кнопка, группа флажков, поле со списком или полоса прокрутки используется панель инструментов Формы. Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос или с помощью флажков или переключателей вывести данные в виде списка или изменить данные на листе.

Элементы управления, расположенные на панели инструментов Элементы управления, называются элементами ActiveX. Элементы ActiveX аналогичны элементам управления Visual Basic, их точно так же можно добавить к форме, созданной с помощью редактора Visual Basic. При добавлении элемента ActiveX на лист создается макрос, который сохраняется непосредственно вместе с элементом управления, а не только запускается при его выборе.

При настройке элементов ActiveX можно изменять некоторые их свойства. У элементов ActiveX существует также множество различных макрокоманд или событий, которые могут появиться при их использовании, например, отображение вида указателя когда он находится на элементе управления. Элементы ActiveX используются для создания форм и окон диалога для пользовательских программ Visual Basic. Панель инструментов Элементы управления содержит такие элементы управления, которых нет на панели инструментов Формы, например, выключатель и рамки объекта. Кроме того, доступны специальные элементы управления, созданные другими приложениями. Дополнительные сведения о свойствах элементов ActiveX приведены в справке по Visual Basic.

Создание формул и проверка книг

Вычисление значений в формулах

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. В следующем примере складывается значение ячейки B4 с числом 25. Полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5.

· Синтаксис формулы

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин. В следующем примере представлена формула, вычисляющая разность между числами 5 и 1. Результат выполнения отобразится в ячейке, в которой указана формула.