Некоторые свойства, такие как размер, дата создания, тип файла автоматически задаются при его создании. Возможно введение дополнительных свойств, например описательного названия или ключевых слов.

Для поиска файла по свойствам или по дополнительным условиям поиска нажмите кнопку Дополнительно. Например может осуществляться поиск файлов, содержащих текст "бюджет" или имеющих ключевое слово "Бюджет96". Условия поиска файлов могут быть сохранены.

Для ускорения поиска файлов в диалоговом окне Открыть в комплект Office включена программа Find Fast, которая запускается при двойном щелчке значка Поиск Файлов на панели управления Windows. Для ускорения поиска по содержимому и свойствам файла Find Fast использует индексацию. Для получения сведений об использовании Find Fast, обратитесь к меню Справка в диалоговом окне Поиск Файлов.

Настройка основных параметров книги или листа с помощью шаблона

Чтобы создавать новые книги, которые уже имеют необходимые элементы форматирования, их следует основывать на шаблоне. Шаблоном называется книга, имеющая определенное содержимое и элементы форматирования, и используемая как образец при создании новых книг Excel. Шаблон может включать в себя стандартный текст, например заголовки страниц, подписи строк и столбцов, макросы Visual Basic, а также нестандартные панели инструментов.

Для изменения элементов форматирования или содержимого открывающихся при запуске Microsoft Excel новых книг следует создать стандартный шаблон книги. Книги, создаваемые с помощью нажатия кнопки Создать или с помощью выбора шаблона книги в диалоговом окне Создать (меню Файл) также основываются на стандартном шаблоне. Для определенных задач и проектов разрабатываются дополнительные, пользовательские шаблоны. После того, как шаблон создан, он может открываться, как любая книга и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Чтобы изменять стандартные листы, которые вставляются с помощью команды Лист (меню Вставка), следует создать стандартный шаблон листа. Если в книгах используется несколько листов, то имеется возможность создания дополнительных пользовательских шаблонов листов.

Изменение формата или содержимого существующего шаблона

1. Нажмите кнопку Открыть , а затем откройте шаблон, который необходимо изменить.

Шаблоны обычно хранятся в папке «Шаблоны», которая находится в папке Office или Microsoft Excel, в папке XLStart или в другой дополнительной папке автозагрузки.

2. Внесите необходимые изменения в содержимое, формат, макросы и другие параметры шаблона.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

Эти изменения влияют только на новые книги или листы, созданные после смены шаблона. На существующие книги или таблицы, основанные на предыдущей версии шаблона, никакого влияния не оказывается.

Закрытие книги

· Выберите команду Закрыть в меню Файл.

Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выберите команду Закрыть все в меню Файл.

Копирование файла

Для получения сведений о копировании файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1. Выберите команду Открыть .

2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую копируемый файл.

3. Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо скопировать, а затем в контекстном меню выбрать команду Копировать.

5. В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6. Выберите из списка папку, в которую нужно скопировать файл.

7. Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.

Удаление файла

1. Нажмите кнопку Открыть .

2. В поле Папка выберите диск или папку с файлом, который нужно удалить.

3. Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4. Щелкните правой кнопкой мыши уадяемый файл и затем в контекстном меню выберите команду Удалить.

Перемещение файла

Для получения сведений о перемещении файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1. Выберите команду Открыть .

2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переместить.

3. Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переместить, а затем в контекстном меню выберите команду Вырезать.

5. В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6. Выберите из списка папку, в которую необходимо переместить файл.

7. Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.

Переименование файла

1. Выберите команду Открыть .

2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переименовать.

3. Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переименовать, затем в контекстном меню выберите команду Переименовать.

5. Введите новое имя файла и нажмите клавишу ENTER.

Работа с книгами и листами

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.