· перед передачей другим пользователям;

· при завершении работы с документом и при его первом сохранении;

· перед запуском задачи, требующей большого объема памяти, например, поиска текста или составления индекса;

· перед переносом текста в другую программу;

· перед преобразованием текста в другой формат.

q Поиск файлов (программа)

Для поиска файлов на сетевом или жестком диске используйте диалоговое окно Открытие документа (меню Файл). Поиск файла может производиться по имени, типу, дате последнего изменения, по наличию в файле определенного текста или по указанным свойствам файла. Чтобы найти файл по заданным свойствам, например, по имени автора, теме или заголовку, или по свойствам, не относящимся к тексту, например, по дате создания, следует нажать кнопку Отбор. Свойствами файла называются сведения, упрощающие его поиск, такие как описание, имя автора, тема, ключевые слова и т. п.

Некоторые свойства, например размер файла, дата создания и вид файла, добавляются автоматически при сохранении файла. Дополнительные свойства файла, например, описание и ключевые слова, однозначно его определяющие, можно ввести вручную. С помощью этих сведений впоследствии файл будет легче найти.

Условия, используемые в процессе поиска файла, можно сохранить, а также изменить или удалить.

Для ускорения поиска файла с помощью диалогового окна Открытие документа к программам MS Office прилагается служебная программа Поиск файлов. Для ее запуска дважды щелкните значок Поиск файлов на панели управления Windows. В этой программе для ускорения поиска создаются индексы по содержанию и/или по свойствам. Для получения дополнительных сведений об использовании этой программы используйте команды меню Справка в диалоговом окне Поиск файлов.

q Свойства документа

Свойства документов — название, автор, тема, ключевые слова, дата последнего изменения и т. п. — служат для упрощения поиска документов. Свойства можно определить для текущего файла и для любого другого файла Microsoft Office. Кроме того, предусмотрена возможность создания дополнительных свойств файла, которые можно связать с определенными элементами файла. Чтобы не забывать указывать свойства для каждого файла, установите флажок Предлагать заполнение свойств документа на вкладке Сохранение (меню Сервис, команда Параметры).

Ниже перечислены типы свойств файлов.

· Стандартные свойства файла: автор, название, тема и т. п. Для ввода этих свойств предусмотрены специальные поля. Например, всем документам Word, используемым при работе с клиентами, можно присвоить ключевое слово «клиенты», чтобы иметь возможность впоследствии организовывать поиск таких файлов по этому ключевому слову.

· Пользовательские свойства файла. Для файлов можно создать пользовательские свойства, содержащие любое значение, присвоенное файлу, или связанные с определенными элементами файла, например, с именованной ячейкой листа Microsoft Excel, выделенным объектом презентации PowerPoint или закладкой в документе Word. Например, в Microsoft Excel можно создать пользовательское свойство файла, присущее всем файлам бюджета и связанное с ячейкой, содержащей итоговую сумму. Теперь с помощью этого свойства можно организовать поиск файлов бюджета, в которых итоговая сумма превышает определенный уровень.

· Автоматически обновляемые свойства файлов. Статистические данные, такие как размер файла, дата создания и дата последнего изменения, являются свойствами файла, которые регистрируются и обновляются автоматически. Эти свойства позволяют отобрать все файлы, созданные, например, после 3 марта 1996 года или измененные последний раз вчера.

Ввод, перемещение и выделение.

Режим замены

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Для включения режима замены, при котором новый текст вводится поверх существующего, установите флажок Включить режим замены символов при вводе.

Замена выделенного фрагмента при вводе

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе.

Вставка специальных символов

Для вставки специальных символов, букв национальных алфавитов и других нестандартных символов предназначена команда Символ (меню Вставка). Кроме того, специальный символ можно ввести, набрав его код на цифровой клавиатуре. Для быстрого ввода необходимых символов им следует назначить сочетание клавиш. Word автоматически заменяет некоторые сочетания клавиш символами. Так, символы « -->» заменяются стрелкой.

Замена прямых кавычек парными

Word автоматически изменяет значки прямых кавычек ( ' или " ) на парные кавычки ( “” или «» ) при печати. Парные кавычки в некоторых случаях могут не потребоваться ѕ например, при использовании прямых кавычек для указания футов и дюймов. Чтобы установить или отменить эту функцию:

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис, а затем — вкладку Автоформат при вводе.

2. В группе Заменять при вводе установите или снимите флажок Прямые кавычки парными.

Вставка даты и времени в документ

В документ можно вставить фиксированную или текущую дату, а также фиксированное или текущее время. Для вставки даты или времени также используются поля, которые, кроме текущей даты, позволяют отображать такие сведения, как общее время правки или дату создания, печати или сохранения документа.

Изменение параметров ввода и правки

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.

2. Выберите вкладку Правка, а затем задайте необходимые параметры.

Перемещение по документу

Для перемещения по документу используйте мышь и клавиатуру. При желании несложно перейти к определенной странице, сноске и любому другому элементу документа. При просмотре документа на экране для перемещения по нему удобно использовать схему документа и гиперссылки.

Выделение текста и рисунков

Для выделения текста и рисунков используйте мышь и клавиатуру. Кроме того, существуют специальные приемы для выделения элементов в таблицах и режиме структуры.

Автоматическое выделение целых слов

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Автоматически выделять слова.

Правка и сартировка

Изменение параметров ввода и правки

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.

2. Выберите вкладку Правка, а затем задайте необходимые параметры.

Повтор последнего действия

· Выберите команду Повторить в меню Правка. Если последнее действие невозможно повторить, название этой команды меняется на Нельзя повторить.

Учет пробелов при вырезании и вставке

Существует возможность автоматически учитывать пробелы при вырезании и вставке. Например, таким образом может быть удален лишний пробел перед точкой или добавлен пробел между двумя словами.

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2. Установите флажок Учитывать пробелы при вырезании и вставке.