Автоматизация выполнения задач с помощью макросов

Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше всего это сделать с помощью макроса. Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

· для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

· для объединения сложных команд;

· для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

· для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Макросы можно создавать двумя способами: с помощью диалогового окна Запись макроса и в редакторе Visual Basic. Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

После присвоения макросу кнопки панели инструментов, команды меню или сочетания клавиш для его выполнения будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.

Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный». Для копирования, удаления или переименования макросов используйте диалоговое окно Организатор. Чтобы открыть диалоговое окно Организатор, выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы и нажмите кнопку Организатор.

Создание макроса

Для создания макроса достаточно включить режим записи и записать последовательность действий. После этого макрос можно выполнять каждый раз, когда надо произвести тот же набор действий снова. Например, если часто возникает необходимость вставить в документы специально отформатированную таблицу, то можно записать макрос, вставляющий таблицу с нужными границами, размером и числом строк и столбцов.

При записи макроса команды и параметры можно выбирать с помощью мыши, однако движения мыши в окне документа не записываются. Например, мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать клавиатуру. При записи макроса можно временно приостановить запись и продолжить запись позже с того места, где она была остановлена.

Другой способ создать макрос — ввести его код на языке Visual Basic. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

Microsoft Excel 97

Создание, открытие и сохранение файлов

Создание книги

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок «Книга».

Для создания книги по шаблону выберите вкладку со списком стандартных шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.

Открытие книги

В Microsoft Excel можно открывать книги, хранящиеся на жестком диске компьютера, а также на сетевых дисках, с которыми имеется соединение. Книги, находящиеся в сети, можно открывать и без подключения к серверу, если в сети поддерживаются адреса UNC. Чтобы предохранить книгу от случайного изменения, можно создать копию книги и работать с ней, а не исходным файлом. Для этого необходимо иметь полномочия на сохранение файлов в том каталоге, в котором хранится книга. Исключить возможность случайного изменения книги можно, открыв ее только для чтения, независимо от ее расположения.

Книги можно открывать и в сети интранет, если на предприятии имеется этот вид сети Web. Книги можно открывать на узлах HTTP в World Wide Web и узлах FTP в Интернете. Для получения доступа к Интернету и World Wide Web необходимо иметь подключение к Интернету либо через прямое соединение, либо через удаленный доступ поставщика услуг Интернета.

Использование свойств при поиске файлов

Свойствами называются сведения, которые могут быть использованы при описании и поиске файлов. Статистические сведения, такие как размер файла и даты его создания и последней модификации, создаются автоматически. Другие стандартные свойства, например имя автора, описательное имя и ключевые слова, описывающие основные темы, могут быть заданы. Для записи более специфической информации могут быть созданы пользовательские свойства. Пользовательским свойством может быть некоторое значение или ссылка на определенные данные из файла, в частности на ячейку с именем. Например, можно создать пользовательское свойство, ссылающееся на ячейки, содержащие итоговые результаты, во всех файлах, содержащих сведения по бухгалтерскому учету, а затем использовать это свойство для поиска файлов, в которых итог превышает заданное значение. Для напоминания о задании свойств Microsoft Excel может выводить диалоговое окно Свойства при первом сохранении файла.

Определение местоположения файлов

При помощи диалогового окна Открыть (меню Файл) можно осуществлять поиск файлов на жестком или сетевом диске. Поиск может осуществляться по имени файла, типу файла, дате последнего изменения, а также по тексту, содержащемуся в файле или по свойствам файла. Свойствами называются данные о файле, используемые для его описания, такие как название, имя автора, предметная область, ключевые слова и другие сведения.