Сохранение документа.

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Для выполнения этих действий необходимо обратиться к меню Файл и выбрать соответствующую команду:

· Сохранить – для сохранения документа. Откроется окно сохранения, в котором понадобиться выбрать диск, папку и указать имя сохраняемого файла. Если после сохранения вы не закрыли документ, а продолжили с ним работать, то повторное выполнение этой команды сохранит в файле документа внесенные в него изменения.

· SHIFT+ Сохранить все – сохраняет все открытые документы.

· Сохранить как – позволяет сохранить открытый документ под другим именем и в другом месте.

Автоматическое сохранение документов

MS Word может автоматически сохранять документы с определенным временным интервалом. При авто сохранении документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP. В случае, если файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы все равно необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким образом использование авто сохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует от потери информации.

Выберите Файл | Сохранить как в открывшемся окне диалога нажмите кнопку Параметры или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.

Создание резервной копии

Работая в MS Word, каждый раз при сохранении документа можно создавать его резервную копию. При выборе этой установки, MS Word сохраняет предыдущую версию документа в качестве резервного файла и дает ему то же имя, что и у оригинала, но с расширением WBK.

· Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и нажмите кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.

· Установите флажок Всегда создавать резервную копию.

· Нажмите OK.

Если документ уничтожен по техническим причинам, то его резервная копия существует в том же самом каталоге, что и оригинал. Причем резервная копия будет создаваться во время каждого авто сохранения.

Защита сохраненного документа с помощью пароля

Для ограничения доступа к документу в редакторе Word используется парольная защита.

Назначения пароля

· Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры.

· Перейдите на вкладку “Сохранение”. В нижней части вкладки “Сохранение” находятся поля ввода: “Пароль для открытия файла”, “Пароль разрешения записи” и флажок Рекомендовать доступ только для чтения.

· Введите с клавиатуры задуманный пароль.

· Когда вы попытаетесь напечатать ваш пароль, то не увидите его, а в строке будут одни звездочки. Это сделано для того, чтобы стоящий рядом человек не мог прочесть введенный вами пароль на экране. Ваш пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы.

· Нажмите OK.

· Повторно введите пароль в окно диалога “Подтверждение пароля”, и снова нажмите OK.

· Нажмите OK на вкладке “Сохранение”

Завершение работы с документом

Закрытие документа

После того, как работа с документом закончена, и файл сохранен, необходимо закрыть документ. Если открыто сразу несколько документов, нужно закрыть каждый документ. Для этого выберите в меню Файл команду Закрыть, для закрытия текущего документа. Для закрытия всех открытых документов нажмите клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть все.

Набор и редактирование текста. Быстрые клавиши.

Под редактированием подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ.Перемещение в документе.

Для перемещения по документу MS Word можно использовать любое из следующих средств.

Полосы прокрутки, Команды меню, Оперативные клавиши.

Перемещение с помощью полос прокрутки.

Для прокрутки информации в вертикальном и горизонтальном направлениях предназначены вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, соответственно. Каждая из полос прокрутки содержит кнопки прокрутки, на которых изображены стрелки, и движок прокрутки.

Для перемещения текста достаточно щелкнуть мышкой на кнопке прокрутки или потащить за движок.

Перемещение с помощью клавишных команд.

В таблице приведены оперативные клавиши для перемещения курсора.

Перемещение с помощью окна диалога “Переход”

Для точного позиционирования в документе MS Word предусмотрено специальное окно диалога “Переход”.

Для открытия этого окна вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

· Выберите команду Правка | Перейти

· Нажмите клавишу F5

Однако окно диалога “Переход” имеет смысл только в том случае, если пользователь точно знает, куда ему необходимо перейти (например, на страницу с определенным номером, к определенному разделу, к закладке с известным именем и т.д.

Основные приемы редактирования

Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удаления символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete и Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от курсора. Более сложные операции предполагают работу с фрагментами документа. Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, их необходимо выделить.