С окончанием года во всех лицевых счетах после записи всех операций за последнее число декабря, включая и запись по начислению пени по 31 декабря включительно, на суммы, числящиеся не уплаченными на коней года, срок уплаты которых истек, подводятся итоги за год начисленных, уменьшенных, уплаченных и возвращенных сумм основных платежей, пени, процентов, финансовых санкций и штрафов по каждому бюджету отдельно и в целом по консолидированному бюджету.

Если по лицевому счету на конец года числится переплата, по которой истек срок исковой давности (3 года с даты образования переплаты) и налогоплательщик не подавал заявления в налоговые органы о зачете указанной переплаты в счет погашения задолженности по другим налогам или о возврате указанной суммы, следует произвести ее списание. Списание суммы переплаты отражается в карточке лицевого счета путем проведения операции "Списано". Списание производится на основании решения начальника налогового органа либо решений Арбитражного или народного судов, если вопрос рассматривался в судебных органах.

Закрытие лицевых счетов по организациям производится в следующем порядке:

При подведении итогов за год по строке "Сальдо расчетов" записывается сумма недоимки или переплаты (если таковые имели место), показанные при записи последней операции за декабрь. Сумма недоимки или переплаты по основным платежам, пени, процентам и штрафным санкциям переносится в новые лицевые счета на текущий год. При этом сальдо расчетов с бюджетом выводится по каждому уровню бюджетов отдельно, а также по консолидированному бюджету.

После открытия новых лицевых счетов организаций на текущий год в лицевых счетах прошлого года делается следующая запись: "Сверка по начисленным и уплаченным суммам произведена. Счет закрыт, дата, подпись. Сальдо расчетов перенесено в новый лицевой счет на 199_ г. (подпись)". В случае отсутствия задолженности или переплаты за истекший год, в лицевой счет текущего года выносится нулевое сальдо расчетов с бюджетами.

Снятие с учета в одной налоговой инспекции и постановка на учет организаций и физических лиц в другой налоговой инспекции (передача налогоплательщиков) осуществляется на основании Решения руководителя налогового органа о передаче. Предварительно в обязательном порядке производится сверка расчетов с налогоплательщиком и составляется Акт сверки расчетов с бюджетом. Копия Решения о передаче налогоплательщика в другую налоговую инспекцию направляется в налоговый орган по новому месту постановки на учет. При этом налоговые органы направляют в финансовые органы уведомления о снятии налогоплательщика с учета в данной налоговой инспекции и постановке на учет в другой налоговой инспекции.

Поскольку работу по взысканию задолженности будет осуществлять другая налоговая инспекция, передача налогоплательщика производится вместе с имеющейся на момент передачи задолженностью во все уровни бюджетов.

В случае если после передачи налогоплательщика в другую налоговую инспекцию, от него ошибочно поступят средства по старому месту постановки на учет, указанные средства должны быть незамедлительно перечислены финансовыми органами по уведомлению налогового органа по новому месту постановки на учет.

Налоговый орган по новому месту учета налогоплательщика производит его постановку на налоговый учет, выносит Решение о приеме недоимки (переплаты), при ее наличии в случае передачи данного налогоплательщика из другой налоговой инспекции, открывает карточки лицевого счета, переносит в них сальдо недоимки и переплаты по налогам, задолженности по дополнительным платежам за пользование бюджетными средствами, пени, финансовым санкциям и штрафам из полученных копий карточек лицевых счетов и осуществляет работу по взысканию задолженности по платежам в бюджет. После постановки налогоплательщика на учет налоговая инспекция по новому месту жительства уведомляет об этом факте налоговую инспекцию, в которой налогоплательщик ранее состоял на учете.

В случаях реорганизации предприятий сальдо расчетов по платежам в бюджет у тех предприятий, которые утратили самостоятельность, переносится в карточку лицевого счета вновь созданного предприятия (правопреемника, правопреемников). При этом правопреемник обязан исполнить обязанности по уплате налогов реорганизованного предприятия и уплатить все пени и штрафы, причитающиеся по перешедшим к нему обязанностям и возникшим до завершения реорганизации.

По завершении реорганизации предприятия выводится сальдо его расчетов с бюджетом, производится закрытие карточек лицевого счета реорганизованного предприятия и делается запись «Карточка закрыта в связи с реорганизацией. Сальдо недоимки и переплат перенесено правопреемнику (кам), указать ИНН правопреемника (ков)». В карточки лицевых счетов правопреемника (ков) переносится сальдо недоимки (переплат) и делается запись "Передано сальдо недоимки (переплат) реорганизованного предприятия, указать ИНН".

Основанием для применении порядка списания невозможной ко взысканию задолженности является получение налоговыми органами справки об исключении из Единого государственного реестра, после чего производится снятие налогоплательщика с учета в соответствии с установленным порядком и закрытие карточек лицевых счетов данного налогоплательщика.

Сальдо задолженности по ликвидированным организациям по состоянию на дату вынесения арбитражным судом определения о завершении конкурсного производства и решения ликвидационной комиссии, выносится за баланс (при ведении лицевых счетов в автоматизированном режиме карточки лицевых счетов выносятся в отдельный файл) и сохраняются до вынесения решения финансового органа, которому предоставлено право на списание оставшейся непогашенной суммы задолженности с отметкой "задолженность, невозможная к взысканию, решение ликвидационной комиссии, дата, N".

Не подлежат списанию по лицевым счетам налогоплательщиков суммы, снятые с расчетного счета плательщика, но не поступившие в бюджет по причине отсутствия средств на корреспондентском счете кредитной организации. В этом случае к кредитной организации применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством. Списание задолженности производится ежеквартально согласно реестра налогоплательщиков, снятых с налогового учета и имеющих задолженность по платежам в бюджет. Для списания задолженности, невозможной ко взысканию, создается инвентаризационная комиссия, которая утверждается приказом начальника налогового органа в следующем составе:

- руководитель (заместитель) налоговой инспекции;

- начальник (заместитель) отдела учета и отчетности;

- начальник (заместитель) отдела по взысканию недоимки;

- юрисконсульт налоговой инспекции.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом заседания с решением о списании невозможной ко взысканию задолженности и указанием причин, по которым не обеспечено ее своевременное взыскание.

Копия протокола заседания инвентаризационной комиссии и акта инвентаризации направляется налоговыми органами в соответствующие органы.