Принципы учета начисленных и поступивших сумм налогов и других платежей, а также исправление выявленных ошибок, изложенные далее, сохраняют свое значение в полном объеме в условиях автоматизированного учета доходов.

При ведении карточек лицевых счетов налогоплательщиков в автоматизированном режиме на 1 января каждого года делается копия всей информационной базы данных за год на машинные носители и хранится в течение шести лет. Карточки лицевых счетов всех налогоплательщиков за год распечатываются и хранятся в течение пяти лет. По окончании указанного срока хранения эти материалы сдаются в архив налоговой инспекции, где по истечении одного года уничтожаются. В течение года делаются резервные копии информационной базы данных на каждое первое число месяца на машинные носители и хранятся в течение текущего года. В конце рабочего дня, после разноски в лицевые счета начисленных и поступивших сумм платежей делается резервная копия информационной базы данных за день на магнитные носители и хранится в течение двух дней.

а) Порядок открытия карточек лицевого счета по организациям и приравненным к ним категориям налогоплательщиков.

Отделы учета и отчетности открывают карточки лицевых счетов по вновь образованной, а также переданной из другой налоговой инспекции организации, ее филиалу, представительству, налоговому агенту только после уведомления о включении его отделом информационных ресурсов в журнал регистрации по учету плательщиков и присвоения ему идентификационного номера (ИНН).

На основании учредительных документов отделы налогообложения, совместно с юридической службой Госналогинспекции определяют перечень налогов обязательных к уплате каждым конкретным налогоплательщиком, а также перечень льгот, предоставленных налогоплательщику на определенный период (указывается код льготы в соответствии с "Ведомственным классификатором налоговых льгот", Приказ ГНС от 23.03.98 г. N АП-3-14/53) и представляют указанную информацию в отдел организации учета налогоплательщиков для включения в базу данных информационных ресурсов по учету налогоплательщиков и в отдел учета и отчетности для открытия карточек лицевых счетов. В случае поступления платежей от организаций, не состоящих на налоговом учете в данной налоговой инспекции, карточки лицевых счетов не открываются, информация по ним заносится в Ведомость невыясненных документов до установления всех реквизитов налогоплательщика или ввода информации в базу данных информационных ресурсов по учету налогоплательщиков в данной налоговой инспекции. До выяснения всех необходимых реквизитов, указанные платежи относятся к невыясненным поступлениям.

Карточки лицевых счетов открываются на каждый год: по действующим организациям с начала года, по вновь образованным или переданным из другой налоговой инспекции - с момента их постановки на учет в данной налоговой инспекции.

б) Документы, на основании которых отражаются суммы начислений по организациям и приравненным к ним категориям налогоплательщиков. Учет начисленных сумм платежей.

Исчисление сумм налогов и других обязательных платежей производится самими налогоплательщиками - организациями или органами, выдающими разрешительные документы на право осуществления определенных видов деятельности в порядке и сроки, установленные соответствующими законами Российской Федерации и инструкциями по применению этих законов, утвержденных Госналогслужбой России по согласованию с Минфином России.

Налогоплательщик обязан вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, необходимый для исчисления и уплаты налогов и представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке справки об авансовых платежах, налоговые расчеты и декларации. Поскольку в соответствии с положениями Налогового кодекса уплата соответствующих налогов производится по каждому месту учета, т.е. месту нахождения организации, месту нахождения ее филиала или представительства, месту нахождения имущества, подлежащего налогообложению, налоговые расчеты должны представляться по каждому месту учета. Налогоплательщик обязан указывать свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе.

Учет начисленных к уплате сумм в лицевых счетах плательщика осуществляется на основании следующих документов:

- справки об авансовых взносах по налогу на прибыль;

- уточненные справки об авансовых взносах по налогу на прибыль;

- налоговые декларации (расчеты) (приложение!) налогоплательщиков о платежах в бюджет, представляемые в установленные законодательством сроки;

- дубликат патента на право применения упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности субъектом малого предпринимательства;

- расчет единого налога с совокупного дохода (валовой выручки) субъекта малого предпринимательства, и расчет по единому налогу с вмененного дохода;

- уточненные декларации (расчеты);

- решения по актам выездных проверок;

- решения по результатам камеральных проверок;

- постановления по делам об административных правонарушениях;

Начисленные к уплате суммы налогов и других платежей отражаются в лицевых счетах плательщиков на основании выше перечисленных документов. На всех документах о начислении платежей указывается дата произведенной записи и ставится подпись лица, производившего эти записи.

Реквизиты на документах, заполняемые налогоплательщиком:

- наименование, идентификационный номер налогоплательщика, реквизиты кредитной организации и расчетный счет налогоплательщика;

- дата составления расчета;

- подписи руководителя и главного бухгалтера организации;

- оттиск печати организации;

Реквизиты, заполняемые налоговым инспектором:

- дата получения расчета налоговой инспекцией;

- отметка инспектора отраслевого отдела о суммах исчисленных к уплате, доплате, уменьшению, с указанием установленного срока уплаты, о суммах исчисленных к возмещению - с указанием бюджета, срока и пункта нормативно- правого акта, на основании которого производится возмещение;

- дата проведения камеральной проверки, представленных расчетов. В решениях по результатам камеральных проверок и решениях о применении к налогоплательщику штрафных санкций за несвоевременное представление налоговых расчетов, реквизиты заполняемые инспектором камеральных проверок:

- дата утверждения решения;

- отметка инспектора отдела камеральных проверок о доначисленных (уменьшенных) суммах платежей с указанием срока уплаты.

Если проводку в лицевые счета начисленных сумм осуществляют отделы камеральных (на основании представленных расчетов) или выездных проверок (на основании актов проверок), руководители госнологинспекций устанавливают приказом по ГНИ ответственность указанных функциональных отделов за своевременность и полноту проведенных начислений. В данном приказе должны быть регламентированы сроки проведения начисленных сумм по отчетам, декларациям, справкам, расчетам к доплате (уменьшению), а также по актам выездных или результатам камеральных проверок, поскольку при несвоевременной проводке в лицевые счета начисленных сумм возникают необоснованные переплата или недоимка, и искажается сальдо расчетов с бюджетом налогоплательщика.