После резолюции отдела камеральных проверок заявление налогоплательщика возвращается в отдел учета и отчетности, где выписывается заключение по форме N 21 о возврате или зачете возникшей переплаты в счет уплаты по другому налогу (платежу) в 5 (4) экземплярах, и передается руководителю налоговой инспекции для утверждения. Первый экземпляр заключения скрепляется гербовой печатью налогового органа, после чего заполняются реестры заключений формы N 21 в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с комплектом заключений передается территориальному органу федерального казначейства или финансовому органу для исполнения, второй, с отметкой принявшего документы органа, хранится в отделах учета и отчетности. В заключениях по форме N 21 указывается общая сумма излишне уплаченного налога (платежа), подлежащая зачету или возврату.

При рассмотрении заявления на возврат переплаты, числящейся в карточке лицевого счета, по налогу (платежу), указанному в заявлении, работник отдела учета и отчетности обязан проверить наличие задолженности по всем налогам (платежам), пени, финансовым санкциям и штрафам в бюджеты всех уровней.

Недопустимы возвраты переплат:

- при наличии задолженности по налогам, пеням и налоговым санкциям по другим платежам в бюджеты всех уровней, контроль за взиманием которых осуществляют налоговые органы;

- при последующих корректировках авансовых платежей по налогу на прибыль в сторону увеличения;

- при необоснованном применении налоговых льгот, что в дальнейшем может повлечь за собой уменьшение суммы переплаты по лицевому счету против уже перечисленной на расчетный счет плательщика;

- в период проведения выездной (документальной) проверки налогоплательщика.

Наличие задолженности хотя бы по одному платежу (налог, пени, налоговые санкции) исключает возможность возврата в полном объеме, и рассматривается вопрос о зачете возникшей переплаты по одному налогу в счет уплаты по другим налогам и платежам. Работник по учету несет персональную ответственность за осуществление возвратов при наличии задолженности по другим налогам и платежам.

Заключение по форме N 21 оформляется налоговыми органами на всю сумму, подлежащую зачету или возврату, вне зависимости от размера ежедневных поступлений средств по налогу, по которому причитается возмещение. В случае если сумма излишне уплаченного налога, заявленная налогоплательщиком к возврату частично направляется на зачет недоимки по другим налогам, то оформляются отдельные заключения - на зачет и на возврат.

Если переплата образовалась путем проведения различных форм зачетов и других неденежных форм оплаты (натуроплата, векселя и т. д.), то сумма переплаты не подлежит возврату на расчетный счет плательщика, а засчитывается в счет текущих (предстоящих) платежей или, по заявлению плательщика, направляется в погашение задолженности по другим налогам в пределах того бюджетного счета, по которому она возникла (если иное не оговорено в соответствующих документах, регламентирующих проведение зачетов).

Один экземпляр заключений по форме N 21, исполненных органами федерального казначейства или финансовыми органами (на документе указанные органы проставляют дату исполнения) хранится в отделе учета и отчетности. При невозможности одновременного исполнения всей указанной в заключение суммы органы федерального заключения или финансовые органы проставляют в заключение несколько дат и, соответственно, - исполненных сумм. При этом в налоговые органы представляются ксерокопии заключений по форме 21 после каждого списания и копии платежных поручений финансовых органов. В налоговые органы возвращаются только полностью исполненные заключения по форме N 21. На бланках полностью исполненных заключений работником по учету делается отметка об исполнении. Исполненное полностью или частично заключение по форме 21 на возврат причитающихся из бюджета средств проводится в лицевом счете по дате исполнения органами федерального казначейства или финансовыми органами, при этом дата утверждения начальником налогового органа заключения по форме 21 на проведение зачета в налоговых органах считается датой списания с расчетного счета налогоплательщика, а дата исполнения (частичного исполнения) органами федерального казначейства и финансовыми органами - датой зачисления средств в бюджет.

Возврат (зачет) сумм переплат по счетам, держателями которых являются налоговые органы, производится самими налоговыми органами на основании утвержденных начальниками налоговых инспекций заключений по форме 21 по расчетным чекам или возвращаются на расчетный счет плательщика платежным поручением в течение 14 дней с даты подачи налогоплательщиком заявления в налоговый орган.

Возвраты переплат по платежам, по которым в налоговых органах не ведутся лицевые счета, осуществляются по месту фактического зачисления средств в бюджет на основании письменного разрешения соответствующих служб, уполномоченных осуществлять контролирующие функции за поступлением данных платежей в бюджеты.

По возвратам из бюджета и зачетам в отделе учета и отчетности ведутся отдельные дела (кроме того, с разделением для юридических и физических лиц), в которых хранятся заявления налогоплательщиков, распечатки сальдо расчетов с бюджетом (на дату выписки заключения) и один экземпляр исполненных заключений по форме N 21.

По ликвидируемому юридическому лицу возврат сумм переплат по налоговым платежам производится в процессе осуществления ликвидационной комиссией расчетов с кредиторами и дебиторами в установленные ликвидационной комиссией (ликвидатором) сроки его ликвидации. Вопросы о возвратах ликвидируемому юридическому лицу рассматриваются только после оформления акта сверки, подтверждающего отсутствии недоимки по всем налогам (сборам) включая задолженность по пеням, финансовым санкциям и штрафам.

При наличии задолженности по налоговым платежам (включая пени и штрафы), суммы причитающиеся ликвидируемой организации к возмещению в обязательном порядке должны быть, зачтены в погашение имеющейся задолженности и к возврату может быть, оформлена только сумма переплаты за минусом проведенных зачетов.

Предельный срок исков по возвратам и зачетам сумм излишне уплаченных налогов, сборов и платежей составляет 3 года.

Суммы платежей, излишне поступившие в результате неправильного их исчисления подлежат по решению соответствующего органа взыскания возврату, либо зачету в счет других причитающихся с плательщика сумм. если не истек трехгодичный срок со дня их поступления.

Согласно пункта 8 статьи 78 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы.

Исходя из вышеизложенного, следует, что возврат (или зачет) излишне уплаченных сумм налога производится только в течение трех лет со дня уплаты указанных сумм.

Следует особо остановиться на вопросах, связанных с возмещением убытков, причиненных налогоплательщикам незаконными действиями налоговых органов. Ст. 13 Закона N 943-1 установлено, что суммы налогов и другие обязательные платежи, неправильно взысканные государственными налоговыми инспекциями, подлежат возврату, а убытки, причиненные налогоплательщику незаконными действиями государственных налоговых инспекций и их должностными лицами, возмещаются в порядке, установленном законом.