Этими же накладными оформляются операции по сдаче на слад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

12. «Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) – для учёта отпуска материальных ценностей сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов.

13. «Карточка учёта материалов» (ф. № М-17) используются для учёта движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчётности и выдаются кладовщику под расписку. Материально-ответственное лицо производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.

14. «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для списания изношенной и непригодной для дальнейшего использования спецодежды.

15. «Акт на списание материальных ценностей». Имеет произвольную форму. Предназначен для списания со склада материалов, пришедших в негодность в силу каких-либо причин, а также запчастей, предназначенных для ремонта автомашин.

Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдаётся в бухгалтерию.

Поскольку сырьё и материалы являются основой производства различного рода услуг, составляя важнейшую часть материальных затрат производства, то и первичные документы содержат все необходимые реквизиты, подтверждающие направленность производственных затрат, а также обоснованность произведённого расхода материалов, в частности: указания на назначение расхода, наименования структурного подразделения, куда отпущены материалы. Правильно заполненные первичные документы являются основанием для подтверждения расходов материалов в производстве и составления достоверных регистров аналитического и синтетического учёта по учёту себестоимости продукции. Первичные документы по расходу материалов по окончании учётного периода подвергаются обработке, в результате которой составляется ведомость распределения расхода сырья и материалов по синтетическим счетам, внутри синтетических счетов по объектам учёта и аналитическим позициям. Ведомость распределения расхода сырья и материалов содержит информацию о стоимости израсходованных материалов по учётным ценам и является основанием для отражения израсходованных материалов по счетам синтетического учёта.

III. По учёту труда и его оплаты.

16. «Приказ о приёме работника на работу» (ф. № Т-1) издаётся в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, а второй остаётся в отделе кадров. В приказе указывается должность, на которую принимается работник, категория или класс (если она имеется у должности), оклад и испытательный срок. Приказ визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и начальником участка, на котором будет работать новый сотрудник. Далее приказ подписывается руководителем, а работника знакомят с приказом под расписку.

17. «Личная карточка работника» (ф. № Т-2) заполняется и ведётся в отделе кадров. Карточки ведутся на всех работников организации.

18. «Приказ о переводе работника на другую работу» (ф. № Т-5) оформляется при его переводе из одного подразделения организации в другое. Приказ издаётся в двух экземплярах в отделе кадров, один из которых передаётся в бухгалтерию. В приказе указывается основание перевода, должность и новый оклад.

19. «Приказ о предоставлении отпуска» (ф. № Т-6) применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями и графиком отпусков. Приказ печатается в двух экземплярах (один для отдела кадров, другой передаётся в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником. В приказе указывается срок отпуска и период, за который он был получен.

20. «Приказ о прекращении действия трудового договора» (ф. № Т-8) оформляется при увольнении работника в двух экземплярах: один – остаётся в отделе кадров, другой - передаётся в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником отдела и руководителем организации.

21. «Табель учёта использования рабочего времени» (ф. № Т-13) применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени с персоналом организации. В нем ведётся учёт явок и неявок, отработанного времени и приводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчётности и бухгалтерского учёта получают с помощью вычислительных машин.

22. «Лицевой счёт» (ф. № Т-54) представляет собой регистр аналитического учёта, ведётся на каждого работника организации. В нём отражаются расчёты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счёт открывается на основе приказа о приёме на работу. В лицевом счёте указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер и другие сведения. По окончании каждого месяца в лицевом счёте приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержания и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счёт открывается на год. По окончании года лицевой счёт закрывается, и на следующий год открывается новый.

При заполнении лицевых счетов используются следующие первичные документы:

- табель учёта использования рабочего времени;

- листки нетрудоспособности;

- платёжные поручения на выданный аванс за первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты;

На основании данных лицевых счетов заполняется расчётная или асчётно-платёжная ведомость, исчисляется средний заработок; они также используются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

23. «Расчётная ведомость» (ф. № Т-51) отражает расчёты по оплате труда с персоналом. Форма расчётной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал, - квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания физических лиц, сумма к выплате или задолженности работника перед организацией.