По результатам проведения процедуры необходимо выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данной операции и, выявив нарушения, отобрать их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет, либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при проверке бухгалтерского учёта данного раздела. Особенно следует обратить внимание на документы, в которых отсутствуют или исправлены следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения-получателя;

- наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;

- количество затребованных и особенно отпущенных ТМЦ;

- личные подписи участников операции.

Кроме того, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует котировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.

При проведении данной процедуры было выявлено отсутствие необходимых реквизитов в карточке ф.№ М-17 от 05.12.2004г.

Процедура 1.4. Проверка соблюдения графика документооборота

Цель процедуры – установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности, поскольку правильное составление графика и его соблюдение способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчётности.

По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны формально, есть риск того, что:

- некоторые первичные документы могут отсутствовать;

- некоторые первичные документы могут быть утеряны:

- некоторые первичные документы будут приняты к учёту (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно;

- в некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (ибо отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

Исходя из этого на документацию, на которую нет графиков документооборота или имеющиеся графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

В управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота.

Процедура 1.5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учётных регистрах

Цель проведения процедуры – получить достаточные доказательства того, что при принятии к учёту соблюдены шесть следующих основных принципов.

1. Было достаточно оснований для регистрации документа.

2. Все документы по оформлению проверяемых операций зарегистрированы полностью.

3. Все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и все данные полностью перенесены в систему учёта.

4. Все документы зарегистрированы своевременно.

5. Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учётных регистрах.

6. Документ принят к учёту единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к:

- документам на которые не составлены графики документооборота (процедура 1.4)

- операциям, где первичные документы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определённые реквизиты (процедура 1.3);

- операциям, где вероятен риск несвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 1.2);

- документам, которые отражают неправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1.1)

Информацию о том, каким образом все эти документы приняты к учёту, следует свести в табл. 3.2 К примеру:

Табл. 3.2

В результате заполнения данной таблицы сгруппируется информация обо всех отклонениях между фактически совершённой операцией, первичным документом, её отражающим, и учётной записью, произведённой в конкретном учётном регистре.

Процедура 1.6. Проверка регистрации хранения документов и организации доступа к ПУД.

Цель процедуры – установить соблюдение на предприятии правил хранения документации в процессе текущей деятельности и правил хранения документов в архиве. Если на предприятии нет чётко установленного порядка хранения документации в период исполненных документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск возможности несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и различного рода злоупотреблениям с первичной учётной документацией (припискам, исправлениям, уничтожению или подлогу документов).

Применительно к операциям списания ТМЦ в производство соблюдение правил хранения и ограничения доступа к ПУД приобретает очень важное значение вследствие того, что вся первичная документация по списанию ТМЦ создаётся внутри предприятия и осуществить замену документа в условиях бесконтрольности чрезвычайно легко.

Все организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее 5 лет (п.98 Положения по ведению бухгалтерского учёта). Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

В управлении инкассации установлен порядок хранения документов и организован доступ к ПУД.

§3.4. Типичные ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта, рекомендации по их устранению.