2. Основная цель системы первичного учёта – обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующе участке функционирования системы пользователи имели бы возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

3. Структура СОПУ представлена совокупностью таких взаимосвязанных и взаимозависимых элементов (подсистем), как:

§ сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту;

§ среда функционирования СОПУ;

§ массив первичной учётной документации.

4. Задача подсистемы сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, - постоянный, оперативный, точный сбор учётной информации и незамедлительная её регистрация. Задача среды функционирования СОПУ – оптимальное влияние на первичный учёт с целью повышения эффективности его организации. Задача подсистемы первичной учётной документации – фиксация на материальном (или ином) носителе правильно идентифицированного оперативного факта с помощью установленных реквизитов, придающих носителю юридическую силу.

5. Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Глава 2 «Организация первичного учёта в управлении инкассации»

§2.1 Первичные документы управления инкассации и их значение.

В объединении инкассации первичный учёт построен на основании следующих первичных документов:

По учёту основных средств.

1. «Акт приёмки передачи основных средств» (ф. № ОС-1) применяется для оформления и учёта операций приёма, приёма-передачи объектов основных средств в Управлении для:

а) включения объектов в состав объектов основных средств и учёта их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приёма их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

- по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды и др.

- путём приобретения за плату денежными средствами

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже) другой организации.

Данные приёма и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку учёта основных средств.

2. «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф.№ ОС-2). Применяется для оформления и учёта перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другой.

Выписывается передающей стороной в трёх экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передаётся получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учёта объектов основных средств.

3. «Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (ф. № ОС-3). Применяется для оформления приёмки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в части характеристики объекта. Акт, подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.

4. «Акт на списание основных средств» (ф. № ОС-4) применяется для оформления списания основных средств (кроме автотранспортных). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражается в разделе акта «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

5. Акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС- 4а) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию; второй – остаётся у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания. Вместе с актом в бухгалтерию передаётся документ, подтверждающий снятие автотранспортного средства с учёта в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

6. «Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. № ОС-6) применяется для пообъектного учёта всех видов основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая сохраняется как справочный документ.

7. «Акт о приёмке-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах для принимающей и передающей стороны.

II. По учёту материалов

8. «Доверенность» (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации для получения материальных ценностей. Доверенности регистрируются бухгалтерией. Срок действия устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза ценностей, но не более, чем на 15 дней. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию Управления инкассации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, новые не выдаются.

9. «Лимитно-заборная ведомость на заправку автотранспорта» (ф. № М-8) – для учёта отпуска с автозаправочных станций ГСМ в пределах утверждённого лимита. Лимит отпуска определяется на основании существующих нормативов расчётным путём.

11. «Требование-накладная» (ф. № М-11) – для учёта движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей, второй – для оприходования ценностей принимающей стороной.