Проверка завершается составлением промежуточного акта (справки, докладной записки) или записью результатов ее в разделе «Ревизия состояния учета и отчетности» основного акта ревизии.

14.РЕВИЗИЯ В УСЛОВИЯХ ПРИМЕНЕНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При использовании учетных программ предприятие самостоятельно вносит изменения и избирает внутреннюю систему кодирования информации, без которой невозможно правильно решить вопроса стандартизации информации, сокращения объемов начальных данных, повышение уровня оперативности обработки информации и компактности выдачи учетных регистров. Поэтому бухгалтерская служба предприятия в зависимости от информационных потребностей и их объема определяет необходимую для предприятия структуру построения кодов, который усложняет (через возможное несоответствие систем таких кодирований) работу ревизора во время осуществления встречных проверок.

При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в ПЭВМ. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала выучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Так, использования комплексной программы, например «1С: Предприятие», дает возможность вести:

– бухгалтерский учет соответственно законодательству Украины и национальных П(С)БУ;

– оперативный учет наличия и движения запасов, состояния взаиморасчетов с контрагентами;

– учет движения работников предприятия, регистрацию кадровых изменений и расчет заработной платы;

– налоговый учет соответственно налоговому законодательству Украины.

Программа «1С: Предприятие» обеспечивает одновременную работу работников разных подразделений предприятия: бухгалтерии, склада, отдела кадров и других, каждый из которых должен доступ лишь к своей базе данных. Сведенная информация и общая база данных доступны лишь главному бухгалтеру. Такое построение программы лишает возможности вносить необоснованные изменения на местах и дает возможность осуществлять централизованный текущий контроль. Ревизор в свою очередь может проверить деятельность предприятия по подразделениям, которые дает нему возможность выучить детальнее систему учета на предприятии и глубже проверить каждый участок работы бухгалтерской службы без одновременной обработки большого объема информации. Также подобная конфигурация дает возможность получать информацию для потребностей управленческого и финансового учета. Благодаря этому ревизор должен возможность обследовать операции, которые происходят на низовых участках управления, то есть проверять законность составления первичных записей, их достоверность и точность. Особое внимание ревизор уделяет сопоставлению данных первичных документов с машинными носителями информации, а также проверке процесса автоматизированной регистрации первичной информации. При этом ревизор проверяет полноту входной информации путем просмотра содержания информационной базы данных.

Последующим шагом проверки является определения соответствия нормативно-справочной информации. В дальнейшем ревизор проверяет последовательность обработки данных с целью установления полноты поступления информации из соответствующих участков, данные ли входной информации отвечают данным исходной информации, которая дает возможность осуществлять увязку информации.

При проверке исходной информации анализируется достоверность расчетов, сопоставляются итоги, и определяется их соответствие бухгалтерским проведениям. Ради этого ревизор должен проанализировать законность составления каждой бухгалтерской проводки, большинство из которых формируются в Справочнике бухгалтерских проводок.

Далее осуществляется контроль за использованием исходной информации, ее юридической полноценности и соответствия программных данных данным исходящих документов и регистров учета, который отвечает потребностям управленческого и финансового учета. В особенности важно проверить, все ли данные учтены при их сведении на счетах бухгалтерского учета.

Значительное место при осуществлении контроля занимает работа ревизора с остатками на счетах, прежде всего имеющимися запасами. Ревизор здесь контролирует порядок ведения аналитического учета и оценивания запасов при их поступлении, убытии и на дату баланса соответственно П(С)БУ.

Заключительным этапом работы ревизора является проверка отчетных данных с данными, отображенными в отчетных документах, с целью увязки показателей форм финансовой, налоговой и статистической отчетности и проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности. При этом указываются причины неувязок, если они является, и резервы и финансовые прогнозы будущей деятельности предприятия, которое очень важно для финансового учета, поскольку его информация используется, прежде всего, внешними потребителями.

Такую самую возможность и в такой самой последовательности должен ревизор при использовании других бухгалтерских или специально разработанных ревизионных программ.