3.2. Приемы проверки документов по сути

После формальной проверки документов осуществляется их фактическая проверка — по сути, цель которой — убедиться, что операции действительно имели место. Такая проверка может осуществляться, например, путем вызова лиц, которые подписали документ, ради личного подтверждения ними подлинности своих подписей и фактов получения денег или ценностей (например, при проверке сомнительных ведомостей на выплату заработной платы или требований на получение материалов).

Фактическая проверка документов имеет большое значение во время ревизии выплат посторонним лицам (внештатным работникам) за счет средств на оплату работы. В этих случаях следует прежде всего убедиться, что указанная в наряде или трудовом соглашении робота действительно выполнялась. Кроме того, необходимо требовать представления выполненной работы в натуре, а если это невозможно, опросить лиц, которые подтвердили бы своей подписью на документах факт выполнения и принятия такой работы. Известно, что документом про фактическое выполнение работы может быть акт приема-сдачи выполненных работ, которая есть прибавлением к трудовому соглашению (договора). Однако в случае возникновения сомнений относительно достоверности или правильности документов, которые поступили от других организаций (например, счетов на материалы, купленные за наличный расчет), целесообразно сделать запрос тем организациям, от лица которых выписаны документы, которые подлежат проверке. Такой способ фактической проверки называется встречной проверкой документов, ее применяют также для сравнения первичных документов или учетных записей ревизованного объекта с одноименными данными тех организаций, с которыми ревизованная организация имеет хозяйственные связи. Например, в случае необходимости сравниваются разные экземпляры одних и одних и тех же счетов-фактур (товарно-транспортных накладных) у поставщиков и покупателей. Периодически проводятся встречные проверки данных складского и бухгалтерского учета на промышленном предприятии, гуртовні ли заготовительном складе.

Разновидностью встречной проверки может быть сравнение записей в выписках из счета в банке ревизованной организации с одними и теми же выписками из счета в учреждении банка. Встречная проверка может осуществляться по внутренними и внешними документам, которые находятся в делах ревизованной организации, а также в тех организациях, которым отпускались или от которых принимались материальные ценности и с которыми проводились расчеты.

Сравнивая кассовые и прочие документы с выписками банка, можно проверить правильность оприходования и списания денежных средств.

Аналитическая (нормативная) проверка используется для установления законности хозяйственных операций путем сравнения с действующими нормами, лимитами, планами или сметами и определения экономии или перерасходов. Обнаружив незаконные хозяйственные операции, следует установить виновных лица и размеры материальных ущербов.

Юридическая проверка имеет целью определить соответствие отображенных в документах хозяйственных операций действующему законодательству. Хозяйственную операцию можно считать законной, если ее содержание не противоречит действующим законам, постановлениям, нормативным актам.

Сравнив суть хозяйственных операций с законами и нормативными актами, ревизор выявляет причины их нарушения и виновных лиц.

Экономическая проверка используется ревизором для определения целесообразности хозяйственных операций путем выяснения, какую экономическую выгоду, пользу они дают, было ли при этом составлены экономически обоснованные расчеты и которые конечные результаты.

Целесообразность операции или ее эффективность ревизор определяет проверкой соответствия его показателям плана, прогрессивной норме, уровню идентичных показателей передовых хозяйств или другим показателям, которые характеризуют экономическую эффективность или объективную необходимость ее выполнения.

Контрольные сравнения применяют в торговых предприятиях, в которых восстановление количественного учета невозможно, чтобы обнаружить по данным инвентаризационного описания завышенные остатки некоторых товаров. Возможны случаи, когда остатки товаров на конец отчетного периода превышают их поступления и остатки на начало периода (без учета реализации). В таком случае можно разоблачить неоприходованные товары и прочие злоупотребления.

3.3. Криминалистическая экспертиза документов

Криминалистическая экспертиза документов может быть назначена следственными органами и судом. Она осуществляется в специальных лабораториях путем исследования доказательств с целью установления преступлений и предотвращения их в будущем. С помощью этого способа можно обнаружить подделанный (фальшивый) документ. Подделка документов выражается в дописках, зачеркиваниях, частичном или полном изъятии текстов путем подчистки, вымывания, вытравления, вырезания и вклеивания, в подделке почерков лиц.

Подчисткой называют механическое изъятие штрихов текста путем вытирания или соскребания острым предметом. Основные признаки подчистки: нарушения структуры верхнего пласта бумаги, уменьшения толщины бумаги в месте подчистки, расплыв чернильных штрихов, повреждения знаков, линовки. Эти признаки подчистки ревизор может обнаружить как путем обзора документов невооруженным глазом, так и с помощью перхоти.

Вытравлением называется изъятия штрихов документа путем химического разрушения или обесцвечивания чернила. Ревизор может установить признака вытравления путем внимательного обзора документа. Основные признаки вытравления: матовые пятна на бумаге, пожелтелые, локализованные участки белой бумаги, изменение цвета и расплывания штрихов.

Для установления подлинности и достоверности документа следует старательно осмотреть его для выявления исправлений дат, количества, цены, суммы, подтираний, подчисток, подделки подписей.

3.4. Способы проверки документов

Проверку бухгалтерских документов и основанных на них записей в учетных регистрах аналитического учета осуществляют двумя способами: от записи к документу и от документа к записи.

При первом способе за основу берутся учетные регистры. Каждая запись в них, отображающую хозяйственную операцию, проверяют по оправдательными документами.

При втором способе, наоборот, за основу берется папка (дело) с оправдательными документами. Каждый документ в ней, которым оформлена хозяйственная операция, проверяют по соответствующими записями в учетных регистрах. Массовые хозяйственные операции, записанные в журналах, проверяют способом «от записи к документу».

Проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошным порядком проверяют кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами, вексельные операции, собственный капитал и обеспечения обязательств, доходы и финансовые результаты, затраты, неплановые потери, о чем отмечается в программе ревизии или рабочем плане ревизора (бригады ревизующих). Однако если выборочной проверкой выявлены серьезные нарушения или злоупотребление, то ревизия в этом участке деятельности проводится сплошным способом. Выборочно проводят проверку записей об оборотах и остатках в журналах-ордерах, ведомостях, разрабатываемых таблицах.