Для нас важны две ключевые стороны Интранет. Во-первых, новые методы управления информацией и их влияние на бизнес-процессы в современной организации. Во-вторых, организационно-методологическая и административная сторона новой технологии управления информацией.

Информация представляет собой ключевой фактор успешного бизнеса, вообще успешного ведения дел. Вряд ли кто возьмется оспаривать этот тезис - но это в теории. На практике же мы зачастую относимся к информации просто наплевательски. Достаточно проанализировать информационную инфраструктуру типичной современной организации - будь то коммерческая компания или государственный институт - и мы осознаем два важных факта. Во-первых, несмотря на обилие компьютеров, множество программ и массу рассуждений о "правильных" информационных технологиях, культивируемых в основном техническими специалистами (что вполне понятно - это ведь их хлеб), мы с удивлением убеждаемся, что в основе своей технология осталась "бумажной" и, что самое неприятное - нет никаких поводов думать, что ситуация кардинально поменяется хотя бы в дальней перспективе и компьютеры начнут использовать для того, для чего они, вообще-то, и приобретались - а именно, для коммуникаций между сотрудниками и подразделениями организации, для координации действий по выполнению стоящих перед ней задач. Иными словами, часто информационные технологии, и все, что с ними связано, то есть техническая инфраструктура, существуют как бы сами по себе, а реальная каждодневная жизнь организации - сама по себе, и пересечений очень немного. Во-вторых, мы поймем, что в организации нет и не было сколько-нибудь осмысленного подхода к управлению информацией, и все, что с ней происходит - ее создание, передача, потребление, принятие решений на ее основе - есть результат несистематизированных и слабо согласованных действий сотрудников и руководителей, выполняемых без учета дисциплины работы с информацией (ввиду отсутствия такой дисциплины). Сколько информации теряется, не доходя до реального потребителя, то есть человека, которому она действительно необходима. Сколько информации рассылается "просто так" или просто потому, что кому-то кажется, что эта информация будет важной для всех, сколько информации создается просто попусту - ибо еще до ее создания было очевидно, что она никому не понадобится. Даже на такой простой вопрос - кто в организации отвечает за публикацию информации - вряд ли найдется хотя бы какой-нибудь ответ. Все это в концентрированном виде означает, что информация в организации "не идет" - так как отсутствуют как информационная инфраструктура, опирающаяся на адекватные компьютерные технологии, так и организационное обеспечение - то есть стройная система правил, процедур и ролей в управлении информацией.

Очевидно, что современная организация не может нормально функционировать в условиях, когда проблемы создания и управления актуальной информацией занимают по значимости одно из последних мест в иерархии ее приоритетов. Очевидно, что реальная информационная технология не может быть насильственно привнесена в деятельность организации - а если это все-таки будет сделано, то она останется чужеродным телом и будет восприниматься людьми не как полезный и удобный инструмент эффективной работы, а как нежелательное нарушение привычного порядка вещей - и, как результат, внедрение такой технологии будет тихо саботироваться и понемногу сойдет на нет. В то же время отработанная годами, привычная и понятная "бумажная" технология будет по-прежнему основной технологией работы с информацией. Также очевидно, что реальная информационная технология должна быть мягко вплетена в сложную ткань жизнедеятельности организации. Для этого она должна обладать особыми, уникальными свойствами. Мы рассматриваем в качестве такой технологии Интранет. Вообще говоря, Интранет несет с собой новую философию управления информацией внутри организации.

Это качество актуально, прежде всего, для руководителя организации. Для него информационная система представляет, прежде всего, инструмент, помогающий в эффективном управлении возглавляемой им организации. Известно, что эффективное управление требует, помимо других условий, полного владения в нужный срок информацией, адекватно отражающей состояние организации.

Традиционные подходы к построению информационных систем предполагают создание приложений под названием "автоматизированное рабочее место руководителя", реализующих ограниченный набор функций управления документами, контроля исполнения и т.д. - то есть ставят руководителя организации в весьма жесткие рамки. Как правило, такие приложения обладают массой недостатков, сложны, весьма неудобны в использовании, требуют обучения и реально на практике руководителями не используются. Причина неуспеха такого подхода - функциональная ограниченность и неестественный интерфейс. Руководитель современной организации - человек занятой и он не может тратить время на освоение сложностей работы с тем или иным приложением. С другой стороны, руководителю все же необходимо иметь адекватную и всеобъемлющую информацию о деятельности организации, чтобы в любой момент времени представлять, что же все-таки в ней происходит ("держать руку на пульсе"). Для решения этой задачи идеально подходит технология Интранет. Не требуется практически никаких знаний о специфике работы приложения (так как и самого-то приложения и нет - работа ведется с навигатором). Достаточно касания курсором "мыши" нужных ссылок и нажатия одной кнопки. В то же время спектр информации, предоставляемой руководителю, практически ничем не ограничен. Он не ограничен возможностями навигатора (поскольку навигатор лишь "окно" к информации). Он никак не ограничен техническими возможностями Web-сервера. Вся информация, генерируемая в данной организации, может стать доступной для руководителя (разумеется, в концентрированном и сжатом виде). Для этого нужно только правильно спроектировать и подготовить содержание информационного сервера.

Эффективные коммуникации между сотрудниками организации

Ключ к пониманию жизненности принципов Интранет - это естественность восприятия сотрудниками организации такого способа получения информации. Данные получаются именно в тот момент, когда они необходимы, в наиболее удобном виде. Актуальная информация всегда находится "под рукой", ею можно воспользоваться в любое время, как только это потребуется. Люди получают доступ к самому ценному, что имеет организация - ее информационному хранилищу, они работают быстрее и эффективнее. Не нужно звонить по телефонам, бегать по кабинетам в поисках документов, отвлекать коллег от работы, ожидать, пока то или иное предписание поступит в отдел - достаточно лишь запустить навигатор и "перейти" по ссылкам в требуемую точку информационного хранилища.

Интранет имеет свойство разрушать коммуникационные барьеры в организации. Известно, что в любой организации существует проблема: несколько сотрудников, сидящих в различных комнатах, и работающих в весьма близких направлениях и сознательно не скрывающих того, что они делают - и не подозревающих о том, что коллега рядом работает над той же проблемой и нуждается в информации, которой данный сотрудник уже обладает. Руководство организации всячески стремится преодолеть это незнание, но существуют коммуникационные барьеры, которые связаны со структурой организации, со способами ее работы, которые приводят к тому, что информация распространяется очень плохо или медленно и с большими искажениями. Разрушение коммуникационных барьеров - это не просто положительный гуманитарный или психологический фактор. Это фактор реального бизнеса, несомненно, влияющий на эффективность работы организации.