Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

На себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения прибыли можно отнести суммы оплаты за основной отпуск (в пределах суммы оплаты отпуска, продолжительность которого установлена законодательно) и затраты на оплату дополнительного отпуска, если его предоставление для определенной категории работников предусмотрено законодательно. Дополнительный отпуск по распоряжению администрации оплачивается из чистой прибыли предприятия.

Начисление отпускных происходит на те же счета, что и заработная плата. Предприятие имеет право создать резерв денежных средств на оплату отпусков. В этом случае отпускные начисляются за счет ранее созданного резерва следующей проводкой:

Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до начала отпуска.

Очередность предоставления отпусков устанавливается ежегодно администрацией предприятия в виде графика отпусков, который составляется на календарный год (форма № Т-7). О времени начала отпуска работников должны извещать не позднее чем за две недели до его начала. Иногда отпуск по соглашению между работником и работодателем может переноситься на другой срок. В частности, если работнику своевременно не были выплачены отпускные или, если он не был предупрежден о времени начала отпуска за две недели до его начала. Если во время отпуска работник заболел (что было подтверждено листком нетрудоспособности), то его отпуск прерывается на количество дней болезни и продлевается позже по договоренности работника и администрации предприятия.

Пример:

Работнику предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней с 01 по 28 февраля 2002 г.

25 февраля работник заболел, что подтверждается листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением. Болезнь продолжалась до 27 февраля (всего 3 рабочих дня по календарю 6-дневной рабочей недели).

Таким образом, отпуск должен быть продлен на 3 календарных дней, т.е. до 3 марта 2002 г.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на данном предприятии. До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

При оплате отпусков необходимо руководствоваться Порядком исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах, утвержденным Постановлением Минтруда России от 17.05.00 г. № 38, действие которого было продлено Распоряжением Правительства РФ от 21 ноября 2001 г. N 1552-р на 2002 год.

Порядок исчисления среднего заработка определяет правила исчисления среднего заработка во всех случаях, кроме подсчета среднего заработка при назначении пенсий, определении размеров возмещения ущерба, причиненного здоровью работника, пособий по государственному социальному страхованию.

При исчислении среднего заработка учитываются следующие выплаты, начисленные работнику: заработная плата за отработанное время, начисленная работникам в денежной или натуральной форме; разница в окладах при временном заместительстве; надбавки и доплаты к тарифным ставкам, должностным окладам за профессиональное мастерство, квалификационный разряд, выслугу лет (стаж работы), увеличение объема выполняемых работ и другие, предусмотренные положениями об оплате труда работников предприятий; компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда; премии и вознаграждения, в том числе вознаграждение по итогам работы за год, годовое вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), предусмотренные положениями об оплате труда работников организаций.

Оплата учебного отпуска также рассчитывается по среднему заработку, но ее размер может составлять 50 % (оплата может быть в размере стипендии).

Для исчисления среднего заработка расчетным периодом являются три календарных месяца, предшествующих отпуску. Предприятия (кроме бюджетных) могут устанавливать всем или отдельным категориям работников расчетный период 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

Средний дневной заработок для исчисления отпусков и компенсаций за неиспользованные отпуска при оплате отпуска, установленного в рабочих днях, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней в этом периоде по календарю шестидневной рабочей недели. При оплате отпуска, установленного в календарных днях, средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ).

Если расчетный период отработан не полностью, средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, при предоставлении отпуска в рабочих днях, и на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, при предоставлении отпуска в календарных днях.

Пример:

В расчетном периоде один месяц отработан не полностью. Определяется количество дней, подлежащих включению в расчет среднего дневного заработка, если отпуск предоставлен в рабочих днях.

Работнику предоставлен очередной оплачиваемый отпуск в июне 2002 г.

В расчетный период входят: март, апрель, май. С 24 по 30 апреля работник был временно нетрудоспособен.

Расчет дней, включаемых в расчет среднего дневного заработка:

1. Март отработан полностью. В целях расчета среднего дневного заработка принимается, что в марте по календарю 6 – дневной недели отработано 26 дней (включая субботы).

2. В апреле на фактически отработанный период с 1 по 23 апреля приходится 18 дня по календарю 6 – дневной недели.

3. Май отработан полностью. В расчет среднего дневного заработка включается 24 дней.