На порядок заполнения строки 4 "Грузополучатель и его адрес" Минфин России обратил внимание в своем Письме от 21.07.2008 № 03-07-09/21. В нём он подтвердил, что в этом реквизите счета-фактуры указывается полное или сокращённое наименование и почтовый адрес получателя товаров в соответствии с учредительными документами. При этом в отношении грузополучателя запись в данной строке "Он же" недопустима. Счёт-фактура, содержащий такое сочетание слов, не может являться основанием для принятия предъявленного покупателю продавцом НДС к вычету или возмещению.

Вроде бы все просто. Но организация может иметь обособленное подразделение, через которое она отгружает товар, или склад, находящийся отдельно от головной компании. Как быть в этом случае при заполнении счёта-фактуры?

В Письме от 26.08.2008 № 03-07-09/24 Минфин России пояснил, что при реализации товара через обособленное подразделение (склад) в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. При этом подчеркивается, что если дополнительно прописывается и почтовый адрес склада, арендуемого грузоотправителем или принадлежащего ему на праве собственности, с которого отгружались товары, то это не нарушает установленный порядок заполнения счетов-фактур. Одновременно финансисты отметили, что данное Письмо носит разъяснительный характер.

В то же время Письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-07-11/186 разрешает вносить запись "Он же" в строке 3 счёта-фактуры в случае, когда товар продаёт и отправляет одна и та же компания. А поскольку обособленное подразделение и головная организация являются одним юридическим лицом, значит, при заполнении данного реквизита можно вписать "Он же".

Однако осенью прошлого года финансовое ведомство в Письме от 13.11.2008 № 03-07-09/38 вновь поднимает вопрос заполнения строки 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры. В нем подтверждается высказанное в августе того же года мнение об указании в данном реквизите "полного или сокращённого наименования и почтового адреса поставщика в соответствии с учредительными документами".

Также интересно Письмо Минфина России от 22.10.2008 № 03-07-09/33, в котором отмечается, что при реализации товаров подразделения компании могут выписывать счета-фактуры только от имени организации. При этом в строке 2б "ИНН/КПП продавца" указывается КПП соответствующего подразделения. То же касается и строки 6б "ИНН/КПП покупателя" при приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями.

Следует также обратить внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 20.03.2008 № 19-11/026593. Оно содержит рекомендации по составлению договоров по доставке продукции на склад подразделения. Так, наименование грузополучателя должно соответствовать условиям контракта. В договоре необходимо прописать место доставки товара (почтовый, при его отсутствии - фактический адрес). Аналогично необходимо действовать и в обратной ситуации, когда продукция отгружается со склада головной организации (обособленного подразделения).

Форма счёта-фактуры содержит дополнительные реквизиты "Руководитель .", "Главный бухгалтер", "Индивидуальный предприниматель". На практике налоговые органы уделяют пристальное внимание проставленным подписям в счетах-фактурах и их расшифровке, особенно если суммы НДС, принимаемые к вычету, значительны.

Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Индивидуальный предприниматель, выставляя счёт-фактуру, подписывает его, указав реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.

Как видно, Налоговый кодекс чётко прописывает порядок заполнения этих строк, и в случае его нарушения счета-фактуры не могут служить основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Законодательство не предусматривает изменение реквизитов счёта-фактуры. Однако в отношении полей "Руководитель ." и "Главный бухгалтер" это допустимо. Так, в Письме от 28.01.2008 № 03-07-09/02 Минфин России разъяснил следующее.

В случае, когда определённый сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, вместо фамилии и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации рекомендовано указывать его данные. Следует обратить внимание, что при этом не является нарушением, если в документе присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера.

Предприятия по-прежнему интересуются, возможно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью или факсимиле. Особенно актуален данный вопрос для организаций с большим количеством выписываемых документов. Между тем финансисты традиционно запрещают их использовать. Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Данное мнение финансовое ведомство изложило в своих Письмах от 04.06.2008 № 03-07-11/214 и от 21.08.2008 № 03-03-06/1/478.

Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения коррективы (п. 29 Постановления № 914, Письмо Минфина России от 31.03.2008 № 03-07-11/129). При этом покупателю необходимо в дополнительном листе книги покупок сделать запись об аннулировании неправильно оформленного счета-фактуры в том налоговом периоде, в котором он был зарегистрирован (п. 7 Постановления № 914). Следовательно, покупатель сможет принять НДС к вычету, лишь получив от поставщика подкорректированный счёт-фактуру (п. п. 1 и 2 ст. 169, п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 173 НК РФ).

Однако Налоговый кодекс не содержит указаний относительно того, когда компания получает право на вычет по исправленным счетам-фактурам: в период их выставления или внесения изменений в них. Также в главном фискальном документе не отражен порядок регистрации в книге покупок документов с коррективами. По мнению Минфина, запись об аннулировании счёта-фактуры вносится в книгу продаж в случае, если продавец его корректирует (Письмо от 27.05.2008 № 03-07-09/12). Значит, принять НДС к вычету компания сможет лишь после того, как получит правильный документ. Обращает на себя внимание тот факт, что финансовое ведомство выпустило это Письмо в опровержение Постановления Президиума ВАС РФ от 04.03.2008 № 14227/07, согласно которому независимо от момента исправления счёта-фактуры НДС можно принять к вычету в том периоде, когда совершена хозяйственная операция и приобретенное имущество принято к учёту. Обратимся к примеру.

ОАО «Фирма Новител» 17 декабря 2008 г. получила от поставщика материал, накладную и счёт-фактуру с НДС в размере 7000 руб. В декларации по итогам IV квартала 2008 г. налог принят к вычету. На 30 марта 2009 г. выявлено, что в счёте-фактуре указан неверный адрес грузополучателя.