К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные детали и общие места. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии.

Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности, аккуратности и ответственности при их оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор (контракт) - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо).

Согласно трудовому договору работник обязуются выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы. Срочный контракт заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок: с учетом характера предстоящей работы; с учетом условий ее выполнения; с учетом интересов работника; в случае ее выполнения; с учетом интересов работника; в случаях, непосредственно предусмотренных законом. При заключении контракта на время выполнения определенной работы необходимо указать, какая именно работа должна быть выполнена.

Контракт оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты хранят в течение пяти лет после увольнения работника. Если приказы по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст работника на момент увольнения.

Приказ по личному составу

Приказами по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение, предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.

Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового договора с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причины очевидны. Распорядительная часть начинается словами «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д. Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывают следующие сведения:

Ø в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема;

Ø в приказах о переводе на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплате труда, дату перевода;

Ø в приказах о предоставлении отпуска: должность, структурное подразделение, вид отпуска, количество дней отпуска, дату начала и окончания;

Ø в приказах об увольнении: должность, структурное подразделение, вид увольнения, дату, дают ссылку на статью КЗоТ, на основании которой производилось увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу оформляется основание для его составления. Это может быть заявление работника, трудовой контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и т.д.

В сложных приказах рекомендуется придерживаться следующего порядка расположения пунктов: назначение, прием, перевод, увольнение, командирование, предоставление отпусков, изменение фамилий.

Проекты приказов по л/с визируются юрисконсультом, должностным лицом, ответственным за работу с кадрами, руководителями структурных подразделений. Ниже виз проставляется отметка об ознакомлении с приказом самим работником.

Резюме

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве, как правило, в негосударственное предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа: дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

Ø персональные данные;

Ø цель трудоустройства;

Ø образование;

Ø опыт работы;

Ø дополнительная информация;

Ø рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Доверенности

Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или граждан.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

Доверенности бывают двух разновидностей:

- официальные, выданные предприятием;

- личные, выданные гражданином (физическим лицом).

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОВЕРЕННОСТИ выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия.

Такая доверенность должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, юридический адрес предприятия, название вида документа, дату, номер, текст, подписи должностных лиц, печать предприятия.

В тексте доверенности указываются следующие данные: должность и паспортные данные доверенного лица, организация, в которой производятся действия по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности.

ЛИЧНЫЕ ДОВЕРЕННОСТИ выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и степендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Эти доверенности нотариального заверения не требуют.

Личные доверенности должны иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности), подпись и расшифровку подписи доверителя, печать организации, в которой доверитель работает, учится, или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.