Начальник отдела кадров К.П. Бауэр

05.12.1999

Главный бухгалтер В.Ю. Иванова

05.12.1999

Отдел маркетинга Генеральному директору

ОАО «Мария»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Д.А. Единак

12.04.2005

Москва

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнение и отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего менеджера М.В. Силаеву из отдела маркетинга в финансовый отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Начальник отдела маркетинга А.В. Петинов

Характеристика и классификация документов

Организационные документы

Инструкции

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое его разрабатывало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления. Хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

Ø Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

Ø Местонахождение (почтовый адрес);

Ø Предмет и цель деятельности;

Ø Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.п.);

Ø Порядок распределения прибыли;

Ø Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

Ø Органы управления (внутренняя организационная структура).

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначено для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям. Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссией, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Ø изучение управленческого вопроса;

Ø подготовка проекта распорядительного документа;