Реформирование внешнеэкономической сферы радикально изменило статус предприятия. В условиях демонополизации и децентрализации внешнеэкономических связей предприятие, оставаясь объектом управления в системе государственного управления ВЭД, стало равноправным субъектом внешнеэкономической деятельности. Оно и раньше участвовало во внешних связях государства, но как технический исполнитель, а в новых условиях стало участником, самостоятельно распоряжающимся результатами своего труда, в том числе и во внешнеэкономической деятельности. Трансформация предприятия из состояния исполнителя в положение субъекта внешнеэкономической деятельности вызвала необходимость перестройки системы управления ВЭД на предприятии как в направлении появления новых функций, так и формирования новой организационной структуры управления, отражающей возросшую роль предприятия в развитии внешнеэкономической сферы [5].

Структура управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии зависит от целей и задач, которые она призвана решать, от характера специализации предприятия на внешнехозяйственной деятельности. На выбор организационных форм ВЭД большое влияние оказывает степень зависимости предприятия от внешнего рынка, т.е. насколько оно включено в международное разделение труда. На специализированных внешнеторговых предприятиях (типа экспорт-импорт) управление строится по одной системе, на тех, где ВЭД является лишь частью хозяйственной деятельности, — по другой, что предполагает различные варианты организационных структур.

В силу многообразия конкретных целей, задач и условий не может быть единой стандартной структуры внешнеторговой фирмы (ВТФ) для всех предприятий. Как пример на рисунке 2 приведена схема управления на специализированном внешнеторговом предприятии [33].

Рисунок 2 – Примерная схема организации управления внешнеторговой фирмой

Блок финансово-экономический:

- планово-экономический отдел — планирование объема экспортно-импортных операций, контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности;

- валютно-финансовый отдел — валютное планирование, контроль за банковскими, кредитными и расчетными операциями;

- бухгалтерия — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками, покупателями, работниками.

Блок маркетинга:

- отдел конъюнктуры и цен — исследование спроса и предложений, динамики цен, структуры рынков;

- отдел рекламы и выставок — рекламная деятельность, организация работы по участию в международных ярмарках и выставках;

- инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них производителей товаров, анализ технического уровня, качества, конкурентоспособности продукции;

- отдел техобслуживания — организация гарантийного, послегарантийного обслуживания экспортируемых фирмой товаров в зарубежных странах и создание технических центров (если фирма работает с товарами, требующими технического обслуживания) [33].

Блок административно-хозяйственный:

- административно-хозяйственный отдел — снабжение материалами и другая хозяйственная работа;

- канцелярия — работа с организационно-распорядительной документацией и перепиской;

- отдел кадров — расстановка кадров, ведение личных дел;

- отдел загранкомандировок — оформление командировок за границу (визы, проездные билеты и т.д.);

- юридический отдел — правовое обеспечение деятельности фирмы;

- протокольный отдел — встречи, организация приемов, проводы иностранных делегаций [33].

Возглавляет такую фирму руководитель (директор, президент), в зависимости от объема работы ему помогают один-два заместителя, например, по маркетингу и по финансам. В других вариантах директор может непосредственно руководить и финансовым, и административно-хозяйственным блоками.

Специализированные внешнеторговые фирмы могут создаваться как при отраслевых и крупных предприятиях, причем в последнем случае и в качестве подразделения предприятия, так и как самостоятельное юридическое лицо с собственным балансом. Для всех видов специализированных внешнеторговых предприятий характерно наличие в их штатах высококвалифицированных специалистов, имеющих большой практический опыт международного экономического сотрудничества и специальную внешнеэкономическую подготовку.

Следует иметь в виду, что такие внешнеэкономические объединения предпочитают заниматься крупными, высокоэффективными экспортно-импортными сделками, вступая в контакты с довольно солидными партнерами.

На предприятиях, которые активно участвуют во внешнеэкономической деятельности, но где она является лишь частью хозяйствования, структура управления этой сферой может быть представлена внешнеэкономическим отделом (отделом внешнеэкономических связей).

Функции отдела внешнеэкономических связей предприятия заключаются в следующем:

- исследование внешнего рынка, изучение и учет рыночного спроса, потребностей потребителей продукции с целью ориентации научной, производственной, технической и сбытовой деятельности предприятия на выпуск конкурентоспособной продукции;

- организация работы по подбору партнеров, заключению договоров, их продлению, составление и ведение картотеки потребителей и поставщиков, досье на фирмы партнеров, работа с биржами, брокерами, фирмами, таможней;

- организация протокольных мероприятий, связанных с внешнеэкономической деятельностью (прием и проводы делегаций, переговоры, обеспечение переводчиками и т.д.);

- контроль, регулирование и учет результатов внешнеэкономической деятельности;

- участие в ярмарках, выставках, подготовка и издание проспектов, рекламная деятельность [33].

Отдел внешнеэкономических связей на неспециализированных на ВЭД предприятиях не является автономным образованием, а представляет собой часть аппарата управления. В этой связи ОВЭС работает в тесном контакте с соответствующими функциональными отделами предприятия: планово-экономическим, финансовым, производственным, техническим, бухгалтерией, юридическим и другими подразделениями. Все они образуют единую организационную структуру управления.

Наряду с организацией управления ВЭД на предприятии, при которой всю работу возглавляет отдел внешнеэкономических связей, а ведущая роль в нем принадлежит службе маркетинга, нередко встречаются иные построения, при которых руководство внешнеэкономической сферой осуществляет отдел маркетинга, иными словами, ОВЭС может быть трансформирован в отдел маркетинга. Такой вариант вполне оправдан, так как принципиальных, коренных различий между маркетингом для внутреннего рынка и маркетингом для внешнего рынка нет, хотя нельзя не учитывать более высоких требований, предъявляемых внешним рынком, что объясняется более острой конкуренцией и значительным превышением спроса над предложением [10].

В качестве примера такого подхода к управлению ВЭД можно рассмотреть управленческую структуру конкретного предприятия — Гродненского ОАО «Азот» — одного из ведущих предприятий Республики Беларусь, крупного экспортера минеральных азотных удобрений и капролактама на мировом рынке. Отдел маркетинга был создан на предприятии в 1995 г. на основе объединения функций отдела внешнеэкономических связей и отдела сбыта. К числу основных задач отдела маркетинга относятся: обеспечение эффективной деятельности предприятия за счет присутствия на традиционных рынках, изучение и поиск новых рынков с целью формирования спроса и стимулирования сбыта продукции, обеспечение выполнения поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.