Модули блока обеспечивают:

- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

- постановку на контроль документов и резолюций руководства;

- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

- подготовку проектов документов, их визирование и рассылку;

- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Модуль “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов служб документационного обеспечения.

Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов.

Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких как: нормативные документы организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т .д.

Модуль “Организационно распорядительные документы” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля за исполнением распоряжений, приказов и поручений.

Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации подготовки организационно - распорядительных документов.

Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль за процессом ознакомления и визирования документов.

Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов руководящего звена. БД позволяет автоматически оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении.[14]

Заключение

В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.

Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office., так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества.

Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа.

Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.

Список использованной литературы и источников

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

2. Городин В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

3. Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

4. Кузнецов С. Л. DOCs Open // Секретарское дело.-1997.-№4. С. 57-62.

5. Кузнецов С. Л. NAUDOC – новое решение по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело.-2003.-№8. С. 25-26.

6. Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб.: БХВ – Санкт Петербург, 2000. – 256 с.: ил.

7. Леонтьев В. П. Персональный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.: ил.

8. Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3. С. 42-44

9. Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37.

10. Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство.-2002.-№4. С. 39-41.

11. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3. С. 46-48.

12. www.boss.ru

13. www.document.ru

14. www.top-personal.ru

[1] Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36. Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизводство.-2002.-№4. С. 39-41. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3. С. 46-48.