Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.

3. Системы автоматизации документационного обеспечения управления

Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повыше­нию эффективности своей дея­тельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели являет­ся оптимизация основных управ­ленческих процедур, в частности создание современных систем де­лопроизводства и документообо­рота на предприятии. Рациональ­ное управление документами при­водит к росту продуктивности ра­боты сотрудников, облегчению до­ступа к информации для приня­тия управленческих решений, улуч­шению исполнительской дисцип­лины и, следовательно, общему по­вышению качества управления.[9]

Внедрение системы автома­тизации документационного обеспечения управления БОСС-Референт значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения систе­мы являются:

- сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации;

- экономия рабочего времени на работу с документами;

- ускорение процедур согласования, визирования документов;

- повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений;

- улучшение процессов планирования мероприятий.[10]

Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.

Недавно на сравнительно небольшом рынке систем автоматизации делопроизводства появилась фирма NAUMEN со своим программным продуктом NauDoc, имеющим ряд существенных отличий от того, что ранее предлагалось пользователям.

Программа обеспечивает создание документов на основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное оформление и типовые (трафаретные) тексты для основных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание документов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов».

Графический интерфейс пользователя NauDoc позволяет оперативно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя следующие компоненты:

1. Блок основного содержания.

2. Панель навигации.

3. Панель инструментов для работы с документами.

Программа предусматривает то, что любой документ может быть поставлен на контроль: по нему назначаются ответственные за выполнение, ответственные за контроль, поддерживается итоговый контроль исполнения.

Разграничение прав пользователей позволяет обеспечить дополнительную защиту для конфиденциальных документов.

Безусловно, программа NauDoc, как и любая другая программа, не является идеальным решением. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционными терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве.[11]

Там, где нужно обрабатывать большие объемы документов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы, - вне конкуренции DOCs Open. DOCs Open позволяет решать следующие задачи:

- интеграция с программами создания документов;

- регистрация всей поступающей и создаваемой документации;

- контроль движения документов и выполнения работ;

- ускорение движения документов между исполнителями;

- обеспечение сохранности документации;

- улучшение информационно справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу;

- автоматизация составления отчетных документов;

Особенность этой системы электронного делопроизводства – полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хранение и быстрый поиск документов. DOCs Open в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространенными офисными приложениями.[12]

«Компания ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему CompanyMedia, построенную на базе Lotus Notes.

CompanyMedia позволяет решать большое количество прикладных задач в области документационного обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреждений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирована; идеально подходит для компаний со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. CompanyMedia позволяет наладить «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, причем система будет отслеживать движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними.

Предусмотрена возможность:

- проведения глобального визирования;

- создания приказов, распространяющихся на любую глубину иерархии управления;

- контроля за исполнением документов и поддержания горизонтальных информационных связей между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.[13]

Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом. Программный комплекс позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов. Основными функциями данной программы являются:

- операции по регистрации, редактированию и архивации документов;

- контроль исполнения документов;

- создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам;

- создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 97/2000;

- создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии;

- учет документов с помощью журнальной регистрации;

- регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте.

Блок приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).