Когда основная задача пользователя состоит в подготовке тек­стов на естественных языках для печати и печатании этих доку­ментов, набор операций редактора должен быть существенно рас­ширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует ан­глоязычный термин word processor). Такие программы для обра­ботки документов ориентированы на работу с текстами, имею­щими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках вы­деляют три больших класса, но с достаточно размытыми грани­цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда­тельства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого до­кумента, можно было бы предложить следующий подход к клас­сификации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не исполь­зует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко­нец страницы (по сути, работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специ­альными кодами — разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые со­здают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компилято­рами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма пред­ставления текста имеет большое значение.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облег­чения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Сре­ди этих функций можно выделить следующие:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспе­чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экра­не и расположение слов на ней, что дает приближенное представ­ление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных от­ступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число ко­лонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.:

- автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

- ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

- объединение документов в процессе подготовки текста к печа­ти;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного спра­вочника.

Большинство текстовых процессоров располагает средствами настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в част­ности на тип графического адаптера и монитора.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется не­обходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помо­щью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими тексто­выми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — конверте­ры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-конвер­тер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в дру­гом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование сис­тем обработки текстов привело к тому, что автономные програм­мы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроен­ных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры зна­чительно отличаются друг от друга характеристиками, возможно­стями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользо­вателем. Достаточно условно эти инструментальные средства мо­гут быть разделены на две категории.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т3. Самым по­пулярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, поддержка и дальнейшая разработка которого осуществляется компанией «Арсеналъ».

Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, суще­ственно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руко­водителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользо­ваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам поли­графии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издатель­ства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем иное назначение.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент вер­стальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различ­ного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольно­го издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбини­ровать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее.[2]

В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах непредусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

2. Пакет прикладных программ MicrosoftOffice

2.1. Прикладные программы, входящие в MicrosoftOffice

Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются "де факто" стандартом для офис­ной работы. Сложно найти учреж­дение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса.