Служба делопроизводства в ООО «ДИН» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная работа с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН» – Общего отдела

Начальник Общего отдела

Секретариат Административно - Секретари

Генерального хозяйственный структурных

Управления отдел подразделений

_ - непосредственное подчинение

----------------------- - функциональное подчинение

Основными задачами Общего отдела являются:

- Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.

- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.

- Сокращение документооборота, унификация форм документов.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

- Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.

- Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

- Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

- Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

- Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

- Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.

- Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);

- Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

- Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

- Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

- Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[50]

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

- Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

- Входной контроль и регистрация технической документации;

- Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

- Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

- Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

- Документальная подготовка сдачи объекта;