Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Основные задачи и функции

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимосвязи по должности

7. Оценка деятельности[106].

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[107].

В целях совершенствования работы с документами в ООО «ДИН» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №6).

Регистрация.

В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Документы, поступающие из филиалов ООО «ДИН», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:[108] регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[109], Основными правилами работы ведомственных архивов[110], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год. [111]

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[112]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел ООО «ДИН», необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год составляется номенклатура дел;

- названия разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.[113]

При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[114]

Номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[115].

В ООО «ДИН» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.