Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают трех видов:

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида доку­мента (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указываетсяих общее коли­чество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем ?", например:

1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2000 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и сос­тоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности.

В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие осно­ванием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, реше­ния, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма (отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Строительная Компания «Дружба». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наиме­нование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.1. Наименование организации – Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Дружба». Сокращенное название – ООО «ДИН»

3.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объ­ем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголо­вок к тексту на документе формата А5.

3.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, при­нимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждае­мого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утвер­ждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена дру­гая дата.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В тек­стах документов, содержащих сведения финансового характера, приме­няется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года.

3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах ре­гистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

3.5. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средст­вами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументирован­ную информацию.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхне­го поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к доку­менту.

3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты ви­зируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего лис­та документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.