Помимо проверки на благонадежность сотрудников коммерческой фирмы, получающих доступ к государ­ственным секретам, контрразведывательные органы формируют систему безопасности фирмы, включая программу защиты, вводят ее в штат своих сотрудников.

Наша экономика находится лишь на этапе становления рыночных отношений, поэтому для коммерческих структур, не связанных с выполнением оборонных заказов, состояние защиты от промышленного шпионажа выглядит удручающим.

Что можно рекомендовать руководителю, начинающему создавать систему безопасности па своей фирме? Прежде всего, знать, что это обойдется недешево. Поручить создание системы безопасности профессионалам, только им, и никому более. Сразу же следует подумать о безопасности наиболее важных секретов, утечка которых способна нанести ущерб, значительно превышающий затраты на их защиту. При этом надо установить:

• какая информация нуждается в защите;

• кого она может заинтересовать;

• каков "срок жизни" этих секретов;

• во что обойдется их защита.

Затем следует подготовить план по охране коммерческой тайны. Основываясь на зарубежном опыте, он должен состоять из двух разделов:

• предотвращение похищения секретной информации;

• предотвращение утечки секретной информации. Для этого требуется:

• определить, какая коммерческая информация является секретом фирмы;

• установить места ее накопления;

• выявить потенциальные каналы утечки информации;

• получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;

• проанализировать соотношение затрат по исполь­зованию различных систем, обеспечивающих защиту секретной информации, и выбрать наиболее приемлемую;

• назначить людей, ответственных за каждый участок этой системы;

• составить график проверки состояния дел на участках. Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя следующие организационные мероприятия:

• контроль помещений и оборудования (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль за посетителями);

• работа с персоналом (беседы при приеме на работу, ознакомление вновь принятых с правилами защиты информации, обучение сохранению коммерческой тайны, стимулирование соблюдения коммерческой тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, беседы с увольняю­щимися);

• организация работы с конфиденциальными докумен­тами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);

• работа с конфиденциальной информацией, накоплен­ной в компьютерах фирмы (создание системы защиты электронной информации от несанкционированного доступа, обеспечение контроля за пользованием ЭВМ);

• защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко опре­делить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).

Вышеизложенный план является примерным. Однако, во всех случаях защиты коммерческой тайны необходимо обратить особое внимание на документы, поскольку в нашей стране основные объемы коммерческой информации хранят в документах.

Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиден­циальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила, которые сводятся к нижеследующим:

• строгий контроль (лично или через службу безопас­ности) за допуском персонала к секретным документам;

• назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями;

• разработка инструкции (памятка) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответ­ствующих сотрудников фирмы;

• контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;

• введение системы материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;

• внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;

• личный контроль со стороны руководителя фирмы за службами внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Существуют различные способы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Как уже было указано выше, документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени, секрет­ности имеющейся в них информации и снабжаются соответствующим грифом секретности.

Грамотно поставленная работа с документами поможет защитить их от постороннего глаза. Не следует держать на столе сразу несколько документов, до к тому же различных по степени значимости.

При работе с документами не отлучайтесь из комнаты, а если приходится выходить, то не забудьте закрыть дверь.

Посторонних к документам допускать не следует. Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиден­циальных бумаг. По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф, менее важные - в спе­циальные контейнеры. Те и другие следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.

При пересылке документов следует иметь в виду, что использование телемониторов-игл позволяет через не проклеенные уголки конвертов прочитать содержимое делового письма, не вскрывая его. Поэтому конверты с документами целесообразно дополнительно проклеить скотчем.

Доверяя свои бумаги почте, отправляйте их заказными письмами и письмами с уведомлением о вручении их адресату.

Перемещение документов внутри фирмы также следует держать под контролем.

Организация защиты документов - обязанность руководителей фирмы и ее службы безопасности. Следует быть уверенным, что с момента появления и до уничто­жения документ к посторонним не попадал. Если документ утерян (украден), специалисты по службе безопасности должны провести расследование.

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. Для разделения документов по степени важности можно использовать яркие цветные наклейки. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов. При этом необходимо помнить: чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Копирование документов - один из способов получения сведений,, составляющих тайну фирмы. Множительная техника должна находиться под надежным контролем. Количество копий должно строго учитываться, а их уничтожение - контролироваться. Придерживайтесь правила: наиболее ценные “документы руководители фирм копируют сами”.