Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.

Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» человеку.

Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.

Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).

Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе данных других ячеек (причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул Excel далеко не ограничивается стандартными математическими функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excel имеется достаточно большой набор финансовых, статистических и других видов функций.

Интегрированный в Excel Visual Basic for Application (VBA) позволяет автоматизировать работу Excel (с помощью макросов) и, являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel (и Office в целом) в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.

Web-публикации, коллективная работа и интеграция

Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.

Настройка параметров

Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word, которые были описаны в разделе, посвященном Word.

3.2.2. Как работает Excel

Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и здесь Excel не является исключением. Рассмотрим основные термины и концепции Excel.

Книга

Документом Excel является книга, представляющая собой набор листов (таблиц), который сохраняется в отдельном файле Excel (обычно это xls-файлы). Лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк, элемент, лежащий на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. Книга может быть защищена, к ней может быть открыт коллективный доступ, который может быть ограничен или вообще запрещен отдельным пользователям.

Ячейка

В ячейке Excel может находиться текстовая или числовая информация. Для каждой ячейки могут быть изменены шрифт, заливка, ее границы, формат представления данных, находящихся в ячейке. Также имеется возможность объединения ячеек и именования диапазонов ячеек.

Листы

Книга Excel содержит в себе листы, состоящие из таблиц ячеек. Листы могут быть переименованы, перемещены или удалены. На каждом листе перед его распечаткой выделяется область, которая будет отправлена на распечатку. Также Excel позволяет установить защиту листа, предотвращая его несанкционированное изменение.

Шаблоны

В Excel шаблоны имеют те же функции, что и в Word.

Стили

Стили Excel содержат информацию о формате представления данных в ячейке, выравнивании, параметрах шрифта, границах ячейки, заливке и о режиме защиты ячейки. Стили могут быть применены как к отдельным ячейкам, так и к целым диапазонам и листам.

3.2.3. Новое в Excel 2000 [4]

В Excel 2000 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel.

При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.

Доступны новые числовые форматы с символом евро.

Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

Microsoft Excel 2000 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.

Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.

Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2000 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.

Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе. Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.

После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.

Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.

Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.

Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.