Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования.

Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).

Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet Explorer.

Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.

Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.

Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.

Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.

Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.

Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки.

Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.

Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.

Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.

Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.

Изменять язык интерфейса Word.

Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.

Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

3.1.2. Как работает Word

Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и здесь Word не является исключением. Давайте рассмотрим основные термины и концепции Word.

Документы

Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками, полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и даже с видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с добавлением HTML-сценариев.

Режимы просмотра документа

Word позволяет просматривать документы в четырех различных режимах.

Режимы просмотра Web-документа и разметки страницы позволяют увидеть, как документ будет выглядеть на печати или при просмотре в Web. Кроме того, эти режимы просмотра могут быть использованы для вставки графики, текстовых рамок, изображений, звуков, видео и текста при разработке качественной печатной продукции или Web-страниц. Режим просмотра разметки страницы используется Word в качестве режима просмотра по умолчанию.

Обычный режим просмотра позволяет сконцентрировать внимание на содержащейся в документе текстовой информации.

В режиме просмотра структуры документа отображается схема, используемая для структурной реорганизации документа.

Кроме того, Word позволяет выполнять масштабирование документа для облегчения его чтения или размещения на экране монитора.

Символы

Каждая буква текста, размещаемого в документе, называется символом. Формат каждого символа может быть задан индивидуально, однако чаще форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может быть изменен шрифт, начертание (например, полужирное или подчеркнутое), размер шрифта, положение, интервал или. Кроме того, к тексту документа или Web-страницы могут быть применены некоторые специальные эффекты, такие как мерцание или эффект бегущей строки.

Абзацы

Документ разделяется на абзацы. Для каждого абзаца в отдельности может быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый список.

Страницы

Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.

Разделы

В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании более одной группы параметров форматирования. Например, для различных частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в несколько колонок. В этом случае документ следует разбить на разделы, как показано на рис 1 2. Каждому разделу соответствует свой набор параметров, форматирования.

Шаблоны

В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании документов, горячих клавишах, пользовательских, меню, панелях инструментов и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты, резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями.

Стили и темы

Word предоставляет десятки различных функций форматирования, а использование стилей и тем призвано облегчить одновременное применение нескольких параметров форматирования.

Стили могутсодержать форматы как символов, так иабзацев. Во всех шаблонах документов хранятся определенные исходные наборы или библиотеки стилей, однакостили могут быть добавлены, удалены или изменены пользователем, кроме того, стили можно копировать из одного шаблона документа в другой. На рис 1 3 показано применение нескольких параметров форматирования с использованием стилей к имени, расположенному в начале резюме.