ВВЕДЕНИЕ

Целью этой работы является описание связывания объектов, импорт и экспорт таблиц MS Excel. Основной задачей является – показать процесс связывания объектов, а также импорт и экспорт таблиц средствами MS Excel. Поставленная цель и задача решается с помощью программы MS Excel. Программа MS Excel является лидером на рынке программ обработки электронных таблиц и определяет основные тенденции развития в этой области.

Новые версии Excel 2000 содержат новые функции, делающие программу еще более удобной и производительной для решения основных задач.

Фирма MS Excel является основным разработчиком программного средства. MS Excel 2000 полностью поддерживает технологию MS OLE (Object Linking and Embedding, связывание и внедрение объектов). С помощью OLE можно внедрить в рабочие листы Excel текст, графику, звук и видео, созданные в других приложениях. Технология MS OLE связывает рабочие листы с внешними источниками данных, в этом случае рабочие листы могут автоматически обновляться при изменении данных.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

С развитием интегрированных информационных технологий новые версии MS Excel содержат широкие возможности, улучшения.

1 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ЗАДАЧИ

1.1 Достоинства и недостатки программного продукта

Достоинства:

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач. Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функцио-нальных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, можно назвать следующие важные новшества программы Excel:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

Недостатки:

Ошибки формулы могут привести к ошибочным значениям, а также вызвать непредсказуемые результаты. Далее рассматривается несколько средств, которые помогают найти ошибки и выяснить причины их возникновения.

Если формула содержит ошибку, не позволяющую выполнить вычисления или отобразить результат, Microsoft Excel отобразит сообщение об ошибке. Каждый вид ошибки вызывается разными причинами, и разрешаются такие ошибки различными путями.

Данная ошибка возникает, если столбец недостаточно широк или дата и время являются отрицательными числами.

Рассмотрите все возможные причины и решения.

Возможные причины и решения.

Увеличьте ширину столбца. Выделите столбец, выберите команду Столбец в меню Формат, затем — команду Ширина и введите необходимую ширину. .Автоматически подберите ширину столбца. Выделите столбец, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Выравнивание и установите флажок Автоподбор ширины. Выберите другой числовой формат. В некоторых случаях можно изменить числовой формат ячейки, чтобы число помещалось в ячейку текущей ширины. Например, можно уменьшить число знаков после десятичной запятой.

Microsoft Excel не может преобразовать текст в нужный тип данных. Проверьте правильность задания типов операндов или аргументов в функции или формуле, а также значений ячеек, на которые ссылается формула. Например, если ячейка A5 содержит число, а ячейка A6 содержит текст "Недоступно", формула =A5+A6 возвратит значение ошибки #ЗНАЧ!.

Как и в средстве проверки грамматики, в Microsoft Excel для проверки правильности формул используются определенные правила. Эти правила не гарантируют отсутствие ошибок на листе, но они помогают избежать общих ошибок в формулах. Эти правила можно независимо включать и отключать. Оба используемых способа одинаково функциональны.

1.2 Требования к аппаратным средствам

Требования к системе и программным средствам:

ü ОС: Windows 95 или выше, или Windows NT

ü Процессор: min - Intel Pentium (486) (Для комфортной работы Intel Pentium II и выше)

ü Оперативная память: 16 Mb. Для одновременной работы с несколькими приложениями может потребоваться дополнительная память

ü Дисковое пространство: 60 – 167 Mb на жестком диске. Около 100 Mb требуется для стандартной установки

ü Для полноценной работы: 1Gb

ü Для минимальной работы: 100 Mb ( с учетом виртуальной памяти)

ü Монитор поддерживаемый разрешение 1024 х 768 (256 цветов)

ü Дисковод CD-ROM – для установки и переустановки программы

1.3 Алгоритм установки программы Microsoft Excel

· Включить ПК

· Вставить CD-ROM диск

· Запустить файл инсталляции

· Запустить программу установки (рисунок 1)

· После запуска программы установки на экран через некоторое время, необходимое для анализа конфигурации аппаратуры и программного обеспечения нашего компьютера, появляется стартовое окно с приветствием (рисунок 1). В нем нужно указать иденти­фикационные данные пользователя и ключ компакт-диска, который можно найти на наклейке конверта компакт-диска.