Для оценки эффективности использования сейфа, сдавае­мого банком в аренду, вы должны определить среднюю номи­нальную стоимость получаемых чеков, стоимость операций, ко­торые при этом удалось исключить, сокращение расходов по обработке чеков и времени нахождения денег в пути «деньги в пути по почте». Поскольку стоимость постатейной обработки платежных документов, проходящих через арендованный сейф, обычно довольно велика, целесообразно иметь один арендован­ный сейф для небольших по количеству, но значительных по суммам инкассации. Однако коммерческие фирмы с частыми по количеству, но небольшими по суммам платежами все чаще и чаще используют арендованные сейфы, так как технологиче­ские усовершенствования снижают стоимость обработки пла­тежных документов.

Арендованные банковские сейфы в случае розничной торговли используются для чеков, получаемых от других предприятий. Как правило, среднее долларовое денежное поступление довольно велико, а количество денежных поступлений мало. Многие оптовоторговые арендованные сейфы дают сокращение времени на почтовую доставку в размере не более одного рабочего дня, а учет чека при этом дает сокращение времени всего на несколь­ко десятых долей одного рабочего дня. Поэтому они наиболее выгодны для предприятий, которые имеют доходы по крайней мере в несколько миллионов гривен и получают крупные чеки от отдаленных клиентов.

Арендованные банковские сейфы, используемые предприятиями, занимающимися розничной торговлей, представляют собой наи­лучший вариант при работе с физическими лицами (розничными торговцами). Розничные арендованные банковские сейфы обыч­но получают многочисленные платежи по сделкам в размере но­минальной стоимости товара. Арендованный сейф снижает вре­мя прохождения платежных документов от компании в банк, упорядочив движение денежных средств и снизив связанные с этим расходов.

Конверты с обратным адресом.

Предоставление конвертов с обратным адресом может ускорить пересылку денег покупате­лями. На конверте с обратным адресом можно пользоваться штриховыми кодами, девятизначными кодами или номерами ящиков почтового отделения. Еще одним вариантом является ускоренный почтовый ответ (УПО), который предусматривает особый «усеченный» цифровой почтовый индекс, присваивае­мый платежным документам, таким как дебиторская задолжен­ность, проходящая через арендованный сейф. Кодированные де­нежные переводы извлекаются из почтовой переписки и обрабатываются банками или третьими организациями.

Предварительно согласованное дебетование.

Денежные средст­ва от покупателей могут быть инкассированы быстрее, если вы получите разрешение от покупателей на предварительно согла­сованное дебетование (ПСД) с автоматическим дебетованием (списанием) банковских счетов плательщика по повторяющим­ся платежам. Это является общей практикой страховых компа­ний, которые ежемесячно собирают платежи страховых взносов через ПСД. Эти дебетовые списания могут оформляться в виде бумажных, предварительно согласованных чеков (ПСЧ) или без­бумажной регистрацией автоматизированной расчетной пала­той. ПСД высокоэффективны, поскольку они не требуют вы­ставления счетов покупателю, получения и обработки платежных документов и депонирования чеков. Использование ПСД для переменных платежей менее эффективно, потому что сумма ПСД должна изменяться за каждый период и покупатель обычно дол­жен быть извещен по почте о сумме дебетования. ПСД являют­ся наиболее эффективными для постоянных, небольших по сумме периодических платежей.

Телеграфные переводы.

Для ускорения потока денежных средств можно также пользоваться телеграфными переводами, используя компьютерные терминалы и телефон. Такие переводы следует применять только для значительных сумм, потому что комиссия за перевод оплачивается как банком-отправите­лем, так и банком-получателем. Телеграфные переводы наилуч­шим образом подходят для внутрифирменных переводов, таких как перечисления инвестиций из одного подразделения предприятия в другое и обратно, депозитов на счет, выполненных в тот же день, когда ожидается выплата денежных средств по чекам клиентов, и депозитов, сделанных на любой другой счет, тре­бующий денежных сумм. Они могут также использоваться для финансирования таких видов текущих счетов, как заработная плата. Чтобы избежать необоснованно больших остатков на счете, можно финансировать его на краткосрочной основе. Одна­ко для того, чтобы не допустить переплаты со счета, следует удостовериться, что балансы сохраняются на другом счете в дан­ном банке.

Существуют два вида телеграфных переводов — преформатированный (повторяющийся) и произвольной формы (непо­вторяющийся). Повторяющиеся переводы не требуют сложной процедуры идентификации и годятся для обычных переводов, в которых компания указывает банк-эмитент и банк-получатель и называет номер счета. Неповторяющиеся переводы требуют большего контроля, включая письменное подтверждение вме­сто телефонного подтверждения или подтверждения компью­терного терминала.

Чеки, по которым денежные средства переводятся со счетов компании на счет банка (ДПЧ).

Бумажные или безбумажные де­позитные чеки могут использоваться для перевода денежных средств между банковскими счетами компании. Они не требуют подписи, так как чек подлежит оплате в банке для кредитования счета компании. ДПЧ обычно учитывается за один день. Запол­няемые от руки ДПЧ — это предварительно отпечатанные чеки, содержащие всю информацию, за исключением суммы и даты; автоматизированные ДПЧ отпечатаны по принятому образцу. Целесообразно пользоваться принтером банка, так как для компа­нии нерентабельно покупать принтер. Автоматизированная подготовка чека рекомендуется только тем компаниям, которым приходится оформлять большое количество трансфертных че­ков ежедневно.

Существуют другие способы ускорять приток денежных средств. В частности, направлять счета покупателям раньше, чем обычно практикуется, например немедленно после отгрузки за­казанного товара. Можно потребовать депозит на крупный или регулярный заказ или выставлять счета по мере исполнения дей­ствующего заказа. На мой взгляд, можно начислять проценты на дебитор­скую задолженность, просроченную погашением, и предлагать скидки за авансовые платежи, а также практиковать условия оп­латы по факту поставки товара. В любом случае следует депонировать чеки немедленно.

ПРИМЕР 2.2.1

Компания С получает средние денежные платежи в размере 20000 грн. в день. Обычно требуется пять дней с момента отправ­ки чека почтой до момента, когда деньги окажутся в распоряже­нии компании для дальнейшего использования. Сумма, заморо­женная на время этой отсрочки, составляет:

5 дней х 20000 грн. = 100000 грн.

Можно рассчитать доход, заработанный на усред­ненном кассовом остатке денежных средств.

ПРИМЕР 2.2.2.

Компания А имеет еженедельный усредненный кассовый оста­ток, определяемый следующими цифрами: