Контроль исполнения документов и поручений руководст­ва имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточ­ного выполнения указанных документов и поручений. Конт­роль исполнения заданий и поручений осуществляется по су­ществу их содержания и правильности составления и оформ­ления документов. Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для доку­ментов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обя­зательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.

На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), кото­рые можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных докумен­тах, издаваемых внутри организации, а также исходящие ини­циативные документы, по которым ожидается поступление информации.

Документы на контроль ставятся руководством организа­ции, о чем делается отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим доку­ментам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие кар­тотеки можно формировать по срокам исполнения, подразде­лениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных доку­ментов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими картоте­ками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикреп­ляемые к календарным разделам картотеки.

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполне­ния и регулярно доводить это до сведения конкретных испол­нителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. При необхо­димости эту информацию можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информа­ции секретарь докладывает руководству в заранее определен­ные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях воз­можного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполне­ния установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от которо­го исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписан­ных по данному документу управленческих действий.

После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа.

Для повышения уровня документационной работы, анали­за результатов исполнения документов в установленные сро­ки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения доку­ментов в организации.

Форма сводки о ходе исполнения документов предусмат­ривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установлен­ный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполне­ния документа на установленный срок; 6) причины неиспол­нения; 7) ожидаемый срок исполнения.

Сроки представления подобной информации могут изме­няться, например, можно проводить ежедневное информиро­вание руководства, подекадное и т.п. Организация такой ра­боты закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распоряди­тельных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефоног­рамм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь прове­ряет соответствие этих документов действующим требова­ниям).

В соответствии с указаниями руководства секретарь мо­жет составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности орга­низации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текс­тов по наиболее часто встречающимся управленческим ситу­ациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя име­ющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соот­ветствии с имеющейся в организации инструкцией по дело­производству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от под­разделений.

При машинописном оформлении указаний и поручений ру­ководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые дело­производственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой переда­чи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экзем­плярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специаль­ные копировальные блокноты.

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Те­лефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избе­гать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специ­альном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объе­мов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответ­ствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей теле­фонограммы записывается на тех же бланках. Возможно веде­ние специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.