Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организацион­ные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организа­ции указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (раз­множения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руко­водства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего ме­ста.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ор­ганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следу­ющими путями:

1. От специализированных делопроизводственных подраз­делений организации (например, от канцелярии, отдела пра­вительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализи­рованных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правиль­ность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составля­ются соответствующие акты, направляемые адресатам в уста­новленном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных кар­точках. В формах журналов и карточек должны быть предус­мотрены следующие графы: входящий номер и дата поступ­ления документа; корреспондент (наименование организа­ции, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место составления); дата и номер самого до­кумента; краткое содержание документа и его вид (для запи­си этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимо­сти знак номера обозначается HP); количество листов основ­ного документа и приложений к нему.

Количество регистрационно-контрольных карточек к до­кументам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организаци­ях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распре­деления документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, те­леграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техни­ческая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы орга­низации с указанием должностных лиц, ответственных за вы­полнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; вопросы науч­но-исследовательских разработок — главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалис­тов; личной доставкой; использованием технических средств (например, пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с мо­мента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов

из подразделений организации. В случае наличия более расши­ренных комплексов материалов по рассматриваемому вопро­су (например, дела) их также следует представлять руково­дителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осу­ществлять предварительный подбор (при помощи специали­зированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для работы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных мате­риалов для работы руководителя секретарь занимается посто­янно.